4 voordelen van een zakelijk e-mailadres
Bij jouw eigen bedrijf hoort natuurlijk ook een zakelijk e-mailadres. Dat is niet verplicht als je een bedrijf start, maar geeft jouw bedrijfsmail wel een professionelere uitstraling! Lees hier over de belangrijkste voordelen van een zakelijk e-mailadres en waar je aan moet denken.
1. Professionele uitstraling
Het belangrijkste van een zakelijk e-mailadres is de uitstraling. Het komt een stuk professioneler over als jouw bestaande en potentiële klanten of opdrachtgevers een bedrijfsmail ontvangen van bijvoorbeeld info@tekstfabriek.nl of peter@tekstfabriek.nl, in plaats van 'peter.pieters@zonnet.nl' of 'petertje78@hotmail.com'.
E-mailadres van internetprovider
Los van de uitstraling, is het nooit een goed idee om een e-mailadres van je internetprovider voor je zakelijke mail te gebruiken. Want als je van provider wisselt, moet je al je klanten laten weten dat je een nieuw mailadres hebt.
Zakenrelaties die je bovendien niet vaak spreekt, hebben dan een verouderd e-mailadres van jou. Mochten ze je willen benaderen voor een opdracht en ze kunnen je niet bereiken, dan ben je deze klus kwijt.
Een Outlook- of Gmail-adres is overigens niet per definitie fout. Je ziet deze adressen best wel eens bij zakelijke contacten voorbijkomen. Let er in elk geval wel op dat je geen vreemde namen gebruikt bij een zakelijk emailadres. Petertje78@gmail.com is al twijfelachtig, maar edkroket@hotmail.com is natuurlijk not done, tenzij je een cafetaria runt.
Zakelijk e-mailadres aanmaken
Voor je bedrijf kun je dus beter een zakelijk emailadres aanmaken zoals tekstfabriek@outlook.com of tekstfabriek@gmail.com. Dat oogt al een stuk professioneler. Zet vervolgens ook een nette e-mailhandtekening met bijvoorbeeld je logo onder je bedrijfsmail en je laat een goede zakelijke indruk achter.
Als je een eigen website gaat maken, waarom zou je het dan niet in een keer goed doen door info@tekstfabriek.nl te gebruiken? Je krijgt er namelijk meestal– afhankelijk van de hostingprovider – een aantal e-mailadressen bij.
Tip: professionele uitstraling
Een zakelijke rekening geeft je financiële voordelen en een professionele uitstraling doordat je bedrijfsnaam boven je rekeningnummer staat.
2. Overzichtelijke mailbox door privé en zakelijk te scheiden
Een ander voordeel is dat je door een zakelijk e-mailadres alle mails gescheiden houdt. Dit leidt tot een veel overzichtelijkere mailbox. De meeste ondernemers krijgen tientallen mailtjes per dag binnen, variërend van offertes tot correspondentie met klanten over opdrachten of uiteenlopende nieuwsbrieven.
Het is behoorlijk onoverzichtelijk als je tussen al deze communicatie ook nog allerlei privémail krijgt van vrienden en familie, of aanbiedingen van supermarkten, vakantieparken, reisbureaus of webshops. De kans is behoorlijk groot dat je dan per ongeluk een belangrijke zakelijke e-mail over het hoofd ziet in dit woud van digitale post.
Breng structuur aan met mappen
Maak in je zakelijke mailbox ook mappen aan om structuur aan te brengen. Je kunt de bedrijfsmails bijvoorbeeld sorteren op klant of opdrachtgever, een periode (maand of kwartaal) of op onderwerp (offertes, nieuwsbrieven). Zo kun je de (belangrijke) berichten archiveren en weet je altijd waar je alles kunt terugvinden.
3. Eenvoudig aan te maken
Ieder bedrijf met een eigen zakelijke website krijgt van de hostingprovider een aantal zakelijke e-mailadressen die hieraan gekoppeld zijn. Als je dus de website tekstfabriek.nl registreert, krijg je een aantal zakelijke emailadressen die eindigen op @tekstfabriek.nl.
Een zakelijk e-mailadres is dus herkenbaar voor klanten, komt professioneel over en je behoudt altijd dit e-mailadres. Heb je (nog) geen eigen website, dan moet je zelf een zakelijk e-mailadres aanvragen en aanmaken. Dit kan bij externe hostingbedrijven, waar je voor een paar euro per maand een domein registreert, een mailpakket koopt en serverruimte huurt.
Hierna kun je de bedrijfsmail gebruiken zoals je bij andere mailprogramma’s gewend bent. Met deze zakelijke e-mail werk je in de online omgeving van de hostingprovider. Dat wil zeggen dat de mails binnenkomen op de server van de provider en je de mail via de webmail kunt lezen.
Automatisch mail doorsturen
Je kunt er ook voor kiezen om je bedrijfsmail automatisch door te laten sturen (forwarden) naar een ander mailadres, bijvoorbeeld Outlook of Gmail. Het nadeel van deze twee voorbeelden is dat alle mails alsnog op de server van je provider worden bewaard. Ruimte die je beter kunt gebruiken voor je website.
4. Zakelijk e-mailadres koppelen aan ander e-mailprogramma
Een oplossing om de zakelijke e-mails geen ruimte op de server in te laten nemen, is door je bedrijfsmail te koppelen aan een ander e-mailprogramma, zoals Outlook of Gmail. De meeste mensen hebben privé al zo’n e-mailadres en daar kun je tegenwoordig heel eenvoudig een zakelijk adres aan koppelen om zakelijk te corresponderen.
In je instellingen vind je bij Gmail 'accounts en import' en bij Outlook ‘verbonden accounts’, waar je de mailboxen kunt verbinden. Als je op deze manier je mailboxen hebt gekoppeld in bijvoorbeeld Gmail, moet je wel opletten dat je met het goede mailadres je zakelijke e-mails verstuurt. Bij de instellingen moet je bij ‘e-mails verzenden’ het zakelijke adres toevoegen.
Als je vervolgens een mail stuurt, staat er in het 'van'-veld standaard één account gekoppeld. Met het pijltje erachter kun je de andere mailadres(sen) selecteren om van daaruit mail te verzenden. Met Gmail kun je overigens ook een zakelijke handtekening toevoegen aan je mail, ga hiervoor naar de tab 'algemeen' bij de instellingen.
Veelgestelde vragen
