Boekjaar afsluiten: hoe doe je dat?
Als ondernemer ben je verplicht om - zo heet dat - het jaar af te sluiten. Dit gaat over de administratie, facturen en de btw-aangifte aan het einde van het jaar. Ingewikkeld is het niet, maar je moet wel even weten wat je moet doen. In 8 stappen lees je hoe je het boekjaar afsluit.
Stap 1: Verzamel alle zakelijke gegevens
Ga jij als ondernemer je jaar afsluiten? Start dan met het organiseren van alle zakelijke gegevens. Naast het verzamelen van bonnen, in- en verkoopfacturen, moet je ook de kilometerregistratie en reiskostenoverzichten bijhouden.
Tip! Wacht met die kilometerregistratie trouwens niet tot december. Slimmer is het om al je kilometers voortdurend bij te houden. Het liefst elke maand of per week. Goed om te weten: daar zijn tools voor. Daarmee heb je steeds het juiste overzicht van alle zakelijke ritten. Vergeet niet om deze reiskosten op te tellen bij je zakelijke uitgaven en mee te nemen in je administratie.
Zakelijke klanten van de Rabobank kunnen bijvoorbeeld handig gebruikmaken van het Zakelijk financieel jaaroverzicht. Hier zie je je banksaldo's op 1 januari en op 31 december.
Stap 2: Bankmutaties verwerken in je jaarafsluiting
Verwerk alle bankmutaties op tijd. Het eindsaldo van je zakelijke rekening moet kloppen met het saldo op de balans. Als dit niet zo is, dan is er dit jaar ergens een foutje gemaakt. Misschien heb je handmatig een verkeerd bedrag overgenomen, of een factuur gemist. Gebruik je een boekhoudtool die is gekoppeld aan je zakelijke bankrekening? Dan worden de bankstanden en mutaties automatisch gesynchroniseerd. Wel zo makkelijk dus.
Lees ook: Boekhouding en administratie: zo doe je dat als ondernemer
Met diezelfde tool kun je automatisch je bankmutaties importeren. Dit voorkomt fouten en maakt het proces van het controleren van je eindsaldo een heel stuk eenvoudiger.
Kasverschil
Het kassaldo in de boekhouding komt niet overeen met werkelijk aanwezige contante geld in je bedrijf. Dan spreken we van een kasverschil. Je zult deze fout moeten opzoeken om uiteindelijk het saldo kloppend te krijgen. Zolang de saldi niet gelijk zijn, kun je het boekjaar niet afsluiten. Kan je het (kas)verschil niet vinden, dan zit er nog maar één ding op: verlies weg boeken.
Stap 3: Verkoopfacturen aan het einde van het jaar verwerken
● Omzet in 2024, uitbetaald in 2024 > dit boek je in 2024.
● Omzet in 2024, uitbetaald in 2025 > dit boek je in 2024: het gaat om het jaar waarop de omzet betrekking heeft.
● Omzet in 2024, gefactureerd in 2025, uitbetaald in 2025 > de omzet boek je alsnog in 2024met uitzondering van de btw. Die slaat namelijk altijd op de factuurdatum (zie hieronder btw-aangifte).
Let op! Bij de btw-aangifte is de factuurdatum leidend en dus niet de betaaldatum.
Stap 4: Overlopende omzet van 2024 naar 2025
Bij het boeken van de omzet in de administratie draait het dus om het jaar waarin je de diensten hebt geleverd. Werk in december 2024valt onder de omzet van 2024, ook als de factuurpas in januari 2025door jouwklant wordt overgemaakt.
Stel dat je weet dat het bedrag pas in het volgend boekjaar wordt betaald. Dan boek je dit onder ‘te ontvangen opbrengsten’, daarmee valt dit onder de winstbelasting van 2024.
Boeking debiteren
Wanneer je deze opbrengsten in 2025 daadwerkelijk ontvangt, debiteer je deze boeking waardoor dit dus automatisch tegen elkaar wordt weggestreept.
Inkoopfacturen bij het afsluiten van je jaar
Bij de inkoopfacturen kijk je voor het boekjaar naar de factuurdatum. Die is leidend, niet de betaaldatum.
Zakelijk advies
Of je nou een starter bent of een nieuw plan hebt voor je bestaande bedrijf, we helpen je graag op weg. Spar vrijblijvend met een adviseur over je plannen of open meteen een zakelijke rekening.
Stap 5: Btw-aangifte aan het einde van het jaar
Ook bij de btw-aangifte is de factuurdatum leidend en dus niet de betaaldatum. Stel dat je een verkoopfactuur van een klus op 31 december 2024 verstuurt. Die wordt uitbetaald in januari 2025, dan heeft de btw betrekking op 2024.
Factureer je deze opdracht op 1 januari 2025, dan heeft de btw betrekking op 2025. De factuurdatum is bij de btw dus bepalend.
Als je een tool gebruikt die je bankrekeningen synchroniseert, kun je snel zien of er verschillen zijn en deze corrigeren voordat je je aangifte indient.
Stap 6: Afschrijvingen van investeringen bij je jaarafsluiting
Nieuwe investeringen zet je op de afschrijvingenlijst. Zorg dat deze lijst up-to-date is. Aangeschafte bedrijfsmiddelen gaan in principe een aantal jaar mee. Daarom kun je ze beschouwen als vaste activa.
Aangeschafte bedrijfsmiddelen die duurder zijn dan € 450, moet je afschrijven. Je verdeelt de kosten van het bedrijfsmiddel over de jaren waarin je hiervan gebruikmaakt.
Lees ook: Bedrijfsmiddelen fiscaal afscrhijven: zo werkt het
Stap 7: Hoe moet je je voorraad waarderen?
Je wilt het jaar afsluiten, maar hebt een fysieke voorraad. Denk bijvoorbeeld aan een winkel of webwinkel. Dan moet je de voorraden op de balans waarderen. Je controleert of de papieren waarde hetzelfde is als de daadwerkelijke waarde. Dit heet balansen.
Meestal tel je op 31 december de aanwezige voorraad. Deze waarde moet overeenkomen met die op de balans. Als deze verschillen (bijvoorbeeld door diefstal of verkeerd geboekte retourzendingen) moet je dit afboeken.
Stap 8: Belastingaangifte
Ondernemers moeten vóór 1 mei de belastingaangifte doen. Wil je meer tijd hebben of gewoon geen risico lopen dat je de boekhouding te laat inlevert? Vraag dan uitstel aan. Dat kan via de link op deze pagina van de Belastingdienst.
Als je een boekhouder of accountant hebt, dan kan die dit voor je doen, via de Uitstelregel belastingconsulenten.
Vergeet je zakelijke kilometers niet
Bij het doen van belastingaangifte moet je ook je zakelijke kilometers en reiskosten opgeven. Gebruik je een tool voor kilometers en reiskosten, dan kun je eenvoudig een rapport opmaken deze informatie automatisch invoeren in je belastingaangifte.
Zorg dat je alle zakelijke kilometers correct hebt bijgehouden om gebruik te maken van de fiscale aftrek.
Gezamenlijke aangifte uitstellen
Ben je zzp’er, heb je een partner in loondienst en doe je gezamenlijk belastingaangifte, geef dit dan door aan je boekhouder. Die regelt dan ook het uitstel voor je partner.
Voorlopige aanslag 2025
Op basis van eerdere jaren schat de Belastingdienst jouw omzet voor het komende jaar in. Aan het begin van ieder kalenderjaar ontvang je een voorlopige aanslag. Hierop staat jouw (geschatte) winst uit jouw onderneming vermeld. Check dit bedrag en pas het indien nodig aan.
Houd er rekening mee dat je die dus ook dit jaar moet betalen. Dat kan in termijnen of in één keer.
Privé-aftrekposten
Verzamel de jaaroverzichten van je hypotheek- en AOV-documenten, dit zijn privé-aftrekposten. Zorg verder voor de fiscale gegevens van je partner, als je een gezamenlijke belastingaangifte doet.
Heb je moeite om zelf de boekhouding te doen? Huur dan een boekhouder of accountant in. Die kan je helpen, bijvoorbeeld met je jaar afsluiten.
Zorg er wel voor dat je de cijfers snapt, want uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor de administratie.
Veelgestelde vragen
