Begraafplaats St. Barbara: online betalen via administratiesysteem

St. Barbara is in 1875 opgericht als onderdeel van de katholieke kerk en opereert sinds de jaren ‘70 als zelfstandige particuliere organisatie. Waar de tijd soms stil lijkt te staan op de begraafplaats, gebeurt er op organisatorisch vlak een hoop. Zo is er een crematiefaciliteit gebouwd op het terrein en zijn directeur Karen Kolkhuis Tanke en financieel medewerker Colinda Wisman druk bezig de verouderde administratie te digitaliseren.

Door voor de administratie via automatiseringsbedrijf TroBit een digitale oplossing te vinden, zette St. Barbara eerder al een flinke stap in efficiënter werken. ‘Met de uitbreiding van het crematorium en om facturen sneller betaald te krijgen, wilden we ook de betalingen digitaliseren. Belangrijk daarbij was dat de oplossing geïntegreerd moest worden met het systeem van TroBit, omdat wij met dit pakket onze gehele administratie doen’, vertelt Colinda. Dus werd er een nieuwe zoektocht opgestart en kwam St. Barbara via huisbankier Rabobank uit bij PayByLink. PayByLink is gespecialiseerd in het aanbieden van betaallinks via bijvoorbeeld sms of e-mail.

‘PayByLink heeft ons benaderd voor een samenwerking op het gebied van online betalingen. We staan altijd open voor suggesties en zagen een integratie voor online betalingen als een toegevoegde waarde’, zegt Dennis Goudart, projectleider bij TroBit. ‘Voor ons was het wel essentieel dat zo’n integratie geen grote impact zou hebben op ons administratiesysteem. Ook wilden wij voor onze klanten een eenvoudig online betaalproces, zodat ze niet veel stappen hoeven te doorlopen om de betaling af te ronden. Het moest een waardevolle toevoeging zijn en dat is PayByLink.’

Voor TroBit biedt de integratie met PayByLink daarnaast als voordeel dat via één integratie maar liefst 25 internetkassa’s gebruikt kunnen worden. Alle klanten van TroBit kunnen daardoor hun internetkassa kiezen. In het geval van St. Barbara is dit Rabo Smart Pay. ‘Dankzij korte communicatielijnen en snelle ontwikkelingen verliep de integratie uiterst soepel. Wij zijn nu aan het kijken hoe we PayByLink verder kunnen integreren in andere toepassingen.’

Dankzij de integratie verstuurt St. Barbara haar facturen nu via het systeem van TroBit per e-mail met een betaallink van PayByLink, zodat de betaling online afgerond kan worden. ‘Tot op heden zien we dat facturen daardoor sneller betaald worden. Het zal voor velen nog wennen zijn, maar elke maand betalen meer mensen online. Bijkomend voordeel is dat de betaling direct wordt verwerkt in ons administratiesysteem, waardoor handmatige tussenkomst overbodig wordt’, legt Colinda uit.