Hoe pas je goed je eigen algemene voorwaarden toe?
Je brengt een offerte uit voor de verkoop van een zaak of de levering van een dienst aan een zakelijke klant. Je voegt je eigen algemene leveringsvoorwaarden toe. Jouw klant wil nog enkele onderdelen in jouw offerte gewijzigd zien. Na enkele onderhandelingsronden bereiken jullie overeenstemming, jouw klant stuurt een bevestiging daarvan en verwijst daarbij naar de eigen inkoopvoorwaarden. Je wilt de transactie graag sluiten en tekent de bevestiging. Als er dan tijdens de uitvoering van het contract iets onverwachts gebeurt, kijken jullie in de contractuele documenten en dan ontdek je de verwijzing naar beide verschillende voorwaarden; welke zijn nu van toepassing? Die van jou of die van je klant?
Voorbeeld van conflicterende algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden van contractspartijen zijn vaak op belangrijke punten met elkaar in strijd en kennen een andere verdeling van verplichtingen en risico’s. Een voorbeeld: een leverancier sluit zijn aansprakelijkheid voor gevolgschade in zijn leveringsvoorwaarden uit. Zijn klant bepaalt in zijn inkoopvoorwaarden dat de leverancier onbeperkt aansprakelijk is voor gevolgschade. Dit conflicteert met elkaar.
Garantiebepalingen, betalingstermijnen, welk recht van toepassing is bij buitenlandse transacties: het kan allemaal afwijken van elkaar. Wil je de deal aan het eind van de onderhandeling graag sluiten? Logisch! Blijf toch goed scherp welke voorwaarden van toepassing zijn. Je voorkomt grotere risico's en zware verplichtingen door niet te snel de bevestiging van de klant te tekenen.
Nog een voorbeeld: jij verkoopt een elektronisch onderdeel aan een fabriek. Door een onbekend gebrek van dit onderdeel, inmiddels ingebouwd in een machine, ontstaat er kortsluiting en daardoor brand in de fabriek. Deze kan daardoor drie maanden niet produceren met een miljoenenschade als gevolg. Dan is het fijn als je in je leveringsvoorwaarden hebt bepaald dat je niet aansprakelijk bent voor gevolgschade door een gebrek van het door jouw verkochte onderdeel.
Tip
Iedere aansprakelijkheidsverzekering en ieder contract is anders. Het kan zijn dat als je bepaalde verruiming van de leveringsvoorwaarden van de andere partij accepteert, je dan niet verzekerd bent. Zorg dat je leveringsvoorwaarden en je bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering op elkaar zijn afgestemd. Zo heb je twee “lines of defense”.
First shot-regel
Wiens algemene voorwaarden gelden nu bij een conflict? Die van jou of van je klant? Wanneer Nederlands recht op de overeenkomst van toepassing is geldt de first shot-rule. Nederlands recht kan bijvoorbeeld van toepassing zijn wanneer dit door contractspartijen is overeengekomen. Bij de first shot-rule geldt als hoofdregel dat de voorwaarden gelden van de partij die als eerste naar zijn eigen voorwaarden heeft verwezen. De partij die in een overeenkomst waarop Nederlands recht van toepassing is als eerste naar zijn eigen voorwaarden verwijst, lijkt de battle te winnen.
Uitzondering op de regel
Er geldt een belangrijke uitzondering op deze regel. Als jouw klant bij aanvaarding van jouw offerte uitdrukkelijk heeft aangegeven niet akkoord te gaan met jouw voorwaarden, dan gelden de (inkoop)voorwaarden van de klant. Dit komt in de praktijk regelmatig voor, zegt Toon Spaninks. Hij wikkelt complexe schadeclaims af binnen Rabobank. Ook al denk je dat je het contractueel goed voor elkaar hebt, dan nog is het mogelijk dat de klant jouw voorwaarden verwerpt en je daardoor in een nadelige positie terecht komt.
En wat als je zakendoet in het buitenland?
Doe jij zaken buiten Nederland en verklaren zowel jij als de klant je eigen voorwaarden van toepassing? Dan kan het zijn dat er een andere regel dan de first shot-rule van toepassing is. In sommige landen geldt een last shot-rule. Dit geldt voor bijvoorbeeld Engeland en Italië. In dat geval zijn de voorwaarden van toepassing van de partij die er als laatste naar heeft verwezen.
In landen als Duitsland, België en Frankrijk geldt de knock-out-regel. Dit wil zeggen dat gelijke bepalingen in beide voorwaarden blijven gelden, tegenstrijdige bepalingen gelden niet. Jouw positie is dan niet helder. Hierbij is het erg lastig om te bepalen welke algemene voorwaarden nu van toepassing zijn.
Tip: het kan lastig zijn om te beoordelen welk recht of welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het is daarom aan te raden een advocaat in te schakelen van het land waar jij zakendoet.
Voorkom onnodige risico's
“Ook al gaan veel zakelijke overeenkomsten gelukkig goed, toch is het belangrijk om goed te kijken naar de algemene voorwaarden van toepassing: zowel die van jezelf als je klant. De praktijk laat namelijk zien dat pas bij een meningsverschil secuur naar het contract wordt gekeken. Door dit juist voor het tekenen te doen kun je een hoop onnodige risico’s op bijvoorbeeld aansprakelijkheidsclaims voorkomen. Kijk bij het contractmanagement daarom niet alleen naar de inhoud van het contract, maar ook naar de wijze waarop verkoop- en inkoopvoorwaarden voor de partijen van toepassingen worden verklaard", zegt Spaninks.
In gesprek over aansprakelijkheidsverzekeringen?
