Een risico-inventarisatie- en evaluatie: zo pakt Oerlemans Packaging Group dat aan

Van bestaande opdrachten afronden tot nieuwe klanten binnenhalen. Als ondernemer heb je 101 dingen aan je hoofd. Risicomanagement is waarschijnlijk niet het eerste waar je aan denkt, wanneer je ’s morgens naar de zaak rijdt. Toch is het wel belangrijk. Een veilige werkomgeving stopt namelijk niet bij de voordeur van je bedrijf. Nu we structureel meer vanuit huis werken, heb je als werkgever ook de verantwoordelijkheid om bij je personeel thuis een veilige en gezonde werkplek te waarborgen.

“Met een RI&E waarborg je de gezondheid en veiligheid van je personeel. Het is een onderdeel van het Arbobeleid en helpt je om alle bedrijfsrisico’s goed in beeld te krijgen én te beheersen. Denk hierbij aan draaiende machines, harde geluiden, gevaarlijke stoffen en een verkeerde zithouding”, vertelt Niels de Visser. Hij is Risicospecialist Corporate Insurance bij Rabobank. Waar mensen werken, bestaan risico’s. Dus of je nu een winkel runt, een bouwbedrijf leidt of een administratiekantoor hebt, een RI&E is relevant voor elke ondernemer met personeel. “Het helpt je om de werkrisico’s goed te managen. We zien in de praktijk alleen dat veel werkgevers opzien tegen het opstellen van een RI&E. Ze vragen zich af wat erin moet”, aldus De Visser.

De RI&E is wettelijk verplicht voor ondernemers met personeel. Nadat de Arbowet in 2017 werd aangepast, zijn de controles op het naleven ervan bovendien opgevoerd. Bedrijven die hun risicomanagement nog steeds niet goed hebben geregeld, lopen daardoor het risico op flinke boetes. En dat niet alleen. Verzekeraars verwachten ook dat je je RI&E op orde hebt en stellen een deugdelijke RI&E vaak als eis bij het afsluiten van een brand-, verzuim- of aansprakelijkheidsverzekering.

Het opstellen van een RI&E is een proces dat bestaat uit 3 concrete stappen:

1. De risico-inventarisatie: hierbij wordt een overzicht gemaakt met alle bedrijfsrisico’s die op de werkvloer kunnen voorkomen.
2. De risico-evaluatie: elk risico wordt gewogen op basis van kans en impact, zodat je een prioritering krijgt voor het plan van aanpak.
3. Het plan van aanpak: per gewogen risico worden concrete maatregelen beschreven om risico’s te kunnen aanpakken bij de oorzaak.

De verzekeringsspecialisten van Rabobank adviseren ondernemers om medewerkers te betrekken bij het opstellen en actueel houden van de RI&E. Zo worden de werknemers meer risicodeskundig en daarmee ook risicobewust. Verder adviseren verzekeringsspecialisten om hulp in te schakelen van deskundigen om de risico’s in kaart te brengen. “Doe je dat niet, dan is de kans erg groot dat je risico’s over het hoofd ziet en dus onvolledig bent. In veel gevallen geldt bovendien dat je een gecertificeerd persoon, een zogeheten kerndeskundige, moet inschakelen voor de toetsing”, aldus De Visser. Voor het aansluiten van je verzekeringen op je risico’s kun je contact opnemen met een verzekeringsspecialist.

Tip 1: Gebruik indien aanwezig een arbocatalogus voor jouw branche

Er zijn branches waarin het bedrijfsleven en vakbonden gezamenlijk een arbocatalogus hebben opgesteld. Zie het als een raamwerk met alle risico’s en bijbehorende veiligheidsoplossingen die voor bedrijven uit dit segment van toepassing zijn. Dat geldt ook voor de branche waarin de Oerlemans Packaging Group actief is. De groep van zes werkmaatschappijen produceert flexibele kunststofverpakkingen en folies van hoge kwaliteit, onder meer voor de food en non-food industrie, retail en tuinbouw. “Voor ons is de arbocatalogus een belangrijke houvast. Het helpt bij het inventariseren van de specifieke risico’s die in ons bedrijf van toepassing zijn en staat daarmee aan de basis van onze RI&E”, vertelt Gerard Colijn, de CFO van Oerlemans Packaging.

Tip 2: Actualiseer je RI&E regelmatig

Het bedrijf telt 600 medewerkers, verspreid over 8 locaties. Het merendeel van hen is actief in één van de productieruimtes, waar grote machines staan opgesteld. “Risico’s waar je dan aan kunt denken zijn knelgevaar, snijgevaar en blootstelling aan gevaarlijke stoffen. We bedrukken de folie namelijk ook en daar komen oplosmiddelen bij te pas. Daarnaast zijn er veel transportbewegingen, onder meer met heftrucks”, aldus Colijn. Hij benadrukt dat een risico-inventarisatie- en evaluatie geen document is dat je één keer opstelt en vervolgens ver wegstopt in een diepe la. “Werksituaties veranderen nu eenmaal regelmatig en daarmee ook de risico’s. Een verbouwing of de aanschaf van een nieuwe machine kan voor ons aanleiding zijn om de RI&E aan te passen.”

Tip 3: Wijs verantwoordelijke medewerkers aan voor onderhoud

Het voortdurend monitoren van de risico’s ligt bij Oerlemans Packaging in handen van de KAM-coördinator (verantwoordelijk voor de kwaliteit, arbeidsomstandigheden en het milieuvriendelijk handelen van de organisatie) én een preventiemedewerker. Die stuurt de Arbocommissie aan waarin leidinggevenden van de verschillende afdelingen plaatsnemen. “Samen met de preventiemedewerker voeren zij periodiek overleg over de RI&E. Welke knelpunten er zijn en hoe die kunnen worden bijgestuurd. Daarnaast hebben we interne auditors die regelmatig op de werkvloer te vinden zijn en daar alle processen nog eens extra controleren. Verandert het bedrijfsproces, dan passen we de RI&E aan en laten we het document opnieuw door een externe deskundige certificeren. Doordat we de RI&E hebben gedigitaliseerd, kunnen we het document snel aanpassen als dat nodig is”, zegt Colijn.

Tip 4: Creëer een intrinsieke motivatie vanuit je medewerkers

De verplichting vanuit de overheid en verzekeraars tot een RI&E zijn voor Oerlemans Packaging niet de eerste motivatie om alle risico’s goed te managen. Colijn: “We voelen als bedrijf ook de intrinsieke motivatie om ervoor te zorgen dat medewerkers hun werk in een veilige omgeving kunnen uitvoeren.” Volgens Niels de Visser heeft dit gevoel van veiligheid nóg een extra voordeel. Medewerkers voelen zich daardoor meer betrokken bij hun bedrijf. “Daarnaast zorgt een actief veiligheidsbeleid voor reductie van ziekteverzuim, bedrijfsongevallen en beroepsziekten, wat resulteert in een hogere productiviteit”, aldus De Visser.”

“Veel verzekeraars vragen bij de acceptatie en voortzetting van bijvoorbeeld een brand-, verzuim- of aansprakelijkheidsverzekering steeds vaker naar een RI&E” zegt de Visser. Een RI&E kan helpen om aan te tonen dat je veel aandacht besteed aan medewerkersrisico’s en het beperken hiervan. “Deze risicobeheersing vergroot zo de verzekerbaarheid van je restrisico’s, waarbij je financiële gevolgen grotendeels worden afgedekt en overgedragen naar een verzekeraar,” vertelt De Visser.