Facturen sneller laten betalen: zo doen deze ondernemers dat

Ondernemer: Kaya-Quintana Broekhuijsen.
Bedrijf: Bloggers & Brands.
Wat: diensten op het gebied van PR, influencer marketing en social media-content.

Onderneemster Kaya-Quintana Broekhuijsen kreeg vroeger regelmatig te maken met klanten die de betaaltermijn op de factuur lieten verstrijken. Wanneer ze in 2015 een nieuw bedrijf opricht, besluit ze het daarom anders aan te pakken. "Wij factureren vooraf. En ja, dat is toegestaan. Niet elke ondernemer weet dat, maar in Nederland mag je als opdrachtnemer eigen facturatieregels opstellen", vertelt Broekhuijsen.

De algemene voorwaarden van je bedrijf zijn cruciaal bij deze manier van facturen. “Schakel daarvoor een jurist in”, benadrukt Broekhuijsen. "Juridisch moet het waterdicht zijn. Wel hebben wij onze advocaat gevraagd om de tekst zoveel mogelijk in begrijpelijk Nederlands op te stellen.”

“Het is echt belangrijk om zo duidelijk mogelijk naar je klanten te communiceren. We zetten onze methode altijd bovenaan de offerte en noemen het daarna ook nog mondeling. Heel transparant dus."

Als betaaltermijn hanteert Broekhuijsen veertien dagen. Pas wanneer het geld op de rekening staat, gaan haar mensen aan de slag. "Klanten accepteren dat over het algemeen wel. En bedrijven die dat niet doen, staan er financieel meestal niet zo goed voor. Dat kun je beschouwen als waarschuwing.

"Problemen met haar cashflow heeft Broekhuijsen sinds ze vooraf factureert niet meer meegemaakt. "We hebben volop ruimte om te investeren, zonder hulp van buitenaf. Met Bloggers & Brands hebben we nog geen enkele keer een krediet moeten aanvragen."

Ondernemer: John Vlaar.
Bedrijf: Giant ICT.
Wat: leverancier van hardware, software en clouddiensten.

Heb jij al wel eens een klant beloond voor het eerder betalen van een factuur? Deze methode werkt vaak verrassend goed. Moet een klant die wat krapper bij kas beslissen welke leverancier als eerste zijn geld krijgt? Dan maak je meer kans op een snelle betaling wanneer je korting biedt.

John Vlaar heeft veel ervaring met deze manier van werken. Bij projecten die zijn bedrijf Giant ICT doet, gaat het al snel om flinke bedragen: tot enkele honderdduizenden euro's. Een goede reden om facturen sneller te laten betalen.

"Wanneer je veel projecten tegelijk hebt lopen, moet je de inkoop voorfinancieren. Dan gaat het dus om geld waar je als bedrijf graag snel over wil beschikken, zodat je financiële ruimte hebt om te kunnen ondernemen", vertelt Vlaar.

Het werken aan de cashflow begint voor Giant ICT al in het offertetraject. Zo worden van tevoren afspraken gemaakt over de betaling en krijgen klanten die snel handelen een korting.

"Wie de helft al binnen een week kan overmaken, bieden we bijvoorbeeld 1 procent betalingskorting. Zo heb ik ook wel meegemaakt dat iemand voorstelde om in één keer het hele bedrag over te maken. Die klant kreeg van ons een betalingskorting van 3 procent."

Voor ondernemers kan deze manier van werken interessant zijn om financiële risico’s onder controle te houden. Maar let wel: korting geven gaat ten koste van de marge. Kijk dus eerst of het voordeel van geld op je rekening opweegt tegen de winstmarge die je inlevert.

Ondernemer: Jasper Delisse.
Bedrijf: We R Asia.
Wat: ondersteuning van Europese bedrijven bij de productie van goederen in China.

Voor Jasper Delisse is voldoende cash van levensbelang. Met We R Asia helpt hij Europese bedrijven die hun producten in China willen laten produceren. Voordat producten uit China kunnen worden verscheept, moet hij 100 procent van de rekening hebben overgemaakt aan de producent.

“Dat betekent dat we regelmatig grote sommen geld moeten voorfinancieren. Voor ons is het daarom extra belangrijk dat facturen die wij zelf versturen snel betaald worden", aldus Delisse.

Dat gebeurde alleen niet altijd. Anderhalf jaar geleden liet Delisse zijn facturatieproces daarom helemaal automatiseren. Ten opzichte van 2016 staat er de helft minder geld uit bij klanten. "Laten we zeggen dat het gemiddeld 200.000 euro was, dan is het nu nog een ton. Dat is geld dat we kunnen inzetten om nieuwe opdrachten aan te nemen om zo verder te groeien."

Door zijn facturatieproces te automatiseren, heeft Delisse nu veel beter zicht op zijn debiteuren. "Je ziet meteen welke facturen er nog uitstaan en hoe hoog de bedragen zijn die daarbij horen. Hierdoor kunnen we sneller handelen als een betaling ergens stokt."

Ontbrekende informatie wordt vaak als argument gebruikt om een openstaande rekening niet binnen de afgesproken betaaltermijn over te maken. Informeer eens bij je klant welke gegevens er nodig zijn om je factuur snel te kunnen betalen.

Je kunt je klanten ook direct laten pinnen, zo word je nog sneller betaald. Dit kan bijvoorbeeld met Rabo SmartPin. Wist je dat je voor deze methode geen duur pinapparaat hoeft aan te schaffen of te huren? Gebruik de app op jouw smartphone of tablet.

Slim omgaan met je debiteuren geeft je financiële speelruimte om door te groeien met je bedrijf. Toch extra geld nodig dat je flexibel kunt inzetten voor bijvoorbeeld voorraden? Kijk dan eens naar een rekening-courant krediet. Liever je facturen laten uitbetalen, zonder dat je debiteur geïnformeerd wordt? Dan is Factuur Financiering wellicht een optie.