Checklist debiteuren: zo ontvang je sneller je geld

De relatie met je klanten staat natuurlijk voorop, zakendoen is vaak een kwestie van gunnen. Dat betekent echter niet dat je geen duidelijke afspraken kunt maken over geld en de betalingstermijn. Cashflow is ontzettend belangrijk, zeker als je beginnend ondernemer bent of snel groeit. Wees daar open en eerlijk over. Grote kans dat je klanten er begrip voor hebben en bereid zijn je tegemoet te komen. Waarschijnlijk herkennen ze je positie maar al te goed.

Het is belangrijk om je leveringsvoorwaarden, waaronder je betalingstermijn, duidelijk te communiceren. Je wilt niet dat hier op den duur onduidelijkheid over ontstaat bij je klant. Noem je voorwaarden daarom mondeling, in de offerte én op de factuur zelf.

Debiteurenbeheer is niet altijd hetzelfde, dat is afhankelijk van of je zakelijke of particuliere klanten hebt. Een betalingstermijn van dertig dagen is gangbaar in Nederland wanneer het gaat om zakelijke klanten.

Heb je juist vooral particuliere klanten? Dan is het gebruikelijk om een kortere termijn aan te houden: zeven of maximaal veertien dagen.

Je zult versteld staan wat positieve communicatie voor elkaar kan krijgen. Bouw het liefst een persoonlijke relatie op met de financiële afdeling van je klanten.

Stuur bijvoorbeeld eens een kerstkaartje of een relatiegeschenk. Of bedank ze in een mail wanneer een rekening snel is overgemaakt. Het zijn kleine gebaren met grote impact, ook dat is slim debiteurenbeheer.

Niemand doet graag zaken met notoire wanbetalers. Je wil op z’n minst graag van tevoren weten of je klant überhaupt in staat is om je factuur te betalen. Dat kan. Screen je klanten vooraf door informatie op te vragen bij de Kamer van Koophandel.

Heb je toch nog twijfels? Overweeg dan om een kredietverzekering af te sluiten. Je hebt je geld daarmee niet sneller, maar je bent er wel van verzekerd dat je het krijgt.

Er zijn ook positieve manieren om ervoor te zorgen dat klanten sneller betalen. Zo zou je bijvoorbeeld een korting kunnen bieden als het geld al binnen enkele dagen op je rekening staat. Dat kan een percentage zijn of een vast bedrag. Bereken wel goed of dit rendabel is in jouw situatie. Je levert hiermee immers marge in.

Is de betaaltermijn verstreken en staat er nog geen geld op de rekening? Wacht niet en maak nog dezelfde dag werk van een betalingsherinnering.

Stuur bij de betalingsherinnering altijd een kopie van de originele factuur of een overzicht van de openstaande bedragen mee. Vraag dan vriendelijk om het bedrag alsnog over te maken.

Als na de eerste betalingsherinnering nog steeds niet is betaald, verstuur je een tweede herinnering. Je kunt ook even de telefoon pakken en op een vriendelijke toon vragen waar de betaling blijft. Zo’n pro-actieve en rechtstreekse benadering werkt meestal een stuk beter dan nogmaals een brief te sturen.

Staat het geld na twee herinneringen en een telefoongesprek nog altijd niet op de rekening? Laat dan niet teveel kostbare tijd verloren gaan en schakel een incassobureau in. Hoe langer je daarmee wacht, hoe kleiner de kans dat je iets terugziet van het geld waar je recht op hebt.

Dit is er eentje in de categorie ‘preventie’. Een klant die al een betalingsachterstand heeft, doet opnieuw een bestelling. Eigenlijk wil je dat liever niet, want zo komt je debiteurenbeheer in gevaar. Bovendien geef je hiermee het signaal af dat je kennelijk niet zit met te laat betaalde facturen.

Het kan daarom handig zijn om met een ‘zwarte lijst’ van afnemers met een betalingsachterstand te werken. Zij mogen tijdelijk geen nieuwe bestellingen plaatsen, totdat de openstaande facturen zijn voldaan.

Zorg er dan wel voor dat ook andere mensen in de organisatie, zoals je verkopers, hiervan op de hoogte zijn. Het is misschien niet super klantvriendelijk, maar wel helder richting je debiteuren. Zo kun je voorkomen dat het aantal openstaande facturen blijft oplopen.

Een optimale service en hier en daar wat korting. Als ondernemer leg je je klanten graag in de watten. Vraag je alleen wel hardop af of klanten die telkens weer een rekening te laat betalen die extra’s ook verdienen. Voor deze groep mag je de teugels best iets strakker aantrekken.

Soms moet je ineens snel over je geld moet kunnen beschikken. Veel sneller dan de termijn van dertig dagen die op je factuur staat vermeld of de zestig dagen die je met je klant bent overeengekomen. In dat geval kun je denken aan een werkkapitaalfinanciering via je bank.

Soms zal hiervoor een rekening-courant krediet geschikt zijn en soms is Factuur Financiering de meest passende oplossing. Daarmee krijg je het geld van een openstaande factuur voorgefinancierd.