Valkuilen bij prognoses opstellen: hoe voorkom je een foutje?
Prognoses opstellen is essentieel, zeker wanneer je aan het groeien bent. Zo kun je gedegen plannen maken voor de toekomst. Helaas gaat er bij het opstellen van prognoses wel eens iets mis. Wat zijn de meestvoorkomende fouten?
1. Financiële prognoses opstellen met te weinig cijfers
“Om goed te kunnen inschatten hoe jouw bedrijf er over drie, zes of twaalf maanden voor staat, heb je aan één Excel-sheet niet voldoende”, stelt Anneke Olthuis. Ze is accountmanager van de Rabobank en adviseert startups en mkb-bedrijven bij het financieren van hun ambities. Prognoses opstellen is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.
“Zo kun je bijvoorbeeld een exploitatieprognose opstellen. Daarmee breng je de verwachte omzet en kosten in kaart en krijg je inzage in de te verwachten winsten en verliezen”, aldus Olthuis.
Heb je een cash-behoefte of cash-overschot?
“Ook is het verstandig om een liquiditeitsprognose en een balans op te maken. De balans laat zien hoe je bezittingen en schulden zich in de loop van het jaar ontwikkelen.”
“Met een liquiditeitsprognose maak je inzichtelijk wat je ontvangsten en uitgaven zijn en wat er onderaan de streep overblijft: heb je cash over of heb je cash nodig? Het is belangrijk dat de balans, exploitatieprognose en liquiditeitsprognose op elkaar aansluiten.”
Tip: schakel hulp in
Is dit voor jou taaie kost? Schakel dan iemand in die je hiermee helpt. Een collega met gevoel voor cijfers of een accountant bijvoorbeeld. “De meeste ondernemers hebben hulp nodig om een zo compleet mogelijk financieel overzicht van hun onderneming te krijgen”, aldus Olthuis.
2. Je financieel plan matcht niet met de uitgangspunten van je financier
Ga je om tafel met een financier, een investeerder of de bank? Zorg er dan voor dat je documenten matchen met de uitgangspunten van deze partij. Olthuis ziet het hier in de praktijk vaak mis gaan.
“Een bank neemt risico’s als ze geld in je bedrijf steekt. Ze verlangt dan ook zoveel mogelijk zekerheid dat je in staat bent om aan de maandelijks rente en aflossingen te voldoen”, aldus Olthuis.
Tip: concrete prognoses opstellen
Het is verleidelijk om in je plannen vooral de nadruk te leggen op je motivatie. Toch is het beter om zo concreet mogelijk te worden. Hierbij beantwoord je vragen als:
Het is belangrijk om met getallen duidelijk te maken wat nodig is om de kansen te pakken die je ziet. Vergeet niet om in het financieel plan rekening te houden met je rente- en aflossingsverplichtingen.
3. Je voorspellingen zijn te rooskleurig
Veel ondernemers zijn ras-optimisten. Ze denken liever in kansen dan in bedreigingen. Een prima eigenschap, vindt Olthuis. Toch benadrukt ze dat het soms wel eens tegenzit. Dit scenario hoort ook thuis in je prognoses.
Zo kan het gebeuren dat geplande orders niet in juni, maar pas in oktober binnenkomen. Of dat de betaling van een paar stevige facturen twee maanden vertraagd is.
Werk daarom met een zogeheten worstcasescenario. Hierin schets je de situatie voor je bedrijf wanneer werkelijk alles tegenzit. “Als orders uitblijven, heeft dat gevolgen voor je omzet. En als facturen later worden betaald, dan doet dat iets met je liquiditeitsprognose”, aldus Olthuis.
Voorspellen tijdens de coronacrisis
Niemand zag de coronacrisis aankomen. Toch komen ondernemers met de meest rooskleurige prognoses het vaakst van een koude kermis thuis. Een goed voorbeeld waarom het slim is om niet al te optimistisch te zijn bij het opstellen van je prognoses.
Tip: Rekenen met een worstcasescenario
Bij het opstellen van een worstcasescenario kun je bijvoorbeeld de omzet halveren. Kijk ook wat de impact voor je bedrijf is als de omzet niet dit jaar, maar pas volgend jaar gehaald wordt. Bijvoorbeeld omdat offertetrajecten meer tijd in beslag nemen dan verwacht.
Kijk vooruit met de saldovoorspeller
Kijk alvast vooruit met de saldovoorspeller in Rabo Inzicht. Met deze financiële prognose weet jij beter of je moet bijsturen én of je kansen kunt grijpen voor de toekomst. Zoals investeren in een nieuw bedrijfspand of meer personeel.
4. Prognoses opstellen zonder expliciete uitgangspunten
In haar werk als accountmanager komt Olthuis dit probleem vaak tegen. “Bij uitgangspunten moet je denken aan sales-aantallen die je verwacht te halen, de kostprijs en marges.
Maar ook aan een vraag als: bij welke productie moet ik een extra medewerker in dienst nemen en welk bedrag kost mij dat?” Uitgangspunten zijn de getallen waarmee je aan het rekenen slaat. Het zijn de financiële heipalen waarmee je prognoses kunt opstellen.
Tip: Kijk welke invloed de cijfers hebben
Als je aangeeft met welke cijfers je rekent, kun je de opgestelde prognoses ook snel bijstellen. “Als er dan bijvoorbeeld 5 procent extra productiekosten bij komt, zie je in een paar klikken welke invloed dat heeft op je liquiditeit en exploitatie”, vertelt Olthuis.
5. Je focus ligt te veel op winst en verlies
“Bij het opstellen van de exploitatiebegroting gaat het om winst en verlies. Wat je er niet in ziet, zijn daadwerkelijke ontvangsten en uitgaven. En hoeveel cash je op een willekeurig moment voorhanden hebt. Juist dat telt als je gaat groeien”, betoogt Olthuis.
“Als een klant aan het begin van het jaar jouw offerte accepteert, dan ga je als bedrijf starten met de levering. Zodra je de factuur verzonden hebt, is dit omzet. Maar dan duurt het vaak even voordat de klant de rekening betaalt. Pas als dat gebeurt, heb je cash.”
Staat het geld op je rekening?
De uitgaven gaan dus vóór de baten. En om die uitgaven te kunnen doen, moet je op dat moment voldoende cash hebben. Er ontstaat met andere woorden een liquiditeitsbehoefte.
Olthuis stelt: “Roepen dat je dit jaar 2 miljoen euro omzet haalt is niet voldoende. Mijn vraag is dan altijd: staat die 2 miljoen euro ook nog dit jaar op je bankrekening? En is je cashpositie door het jaar heen voldoende om al jouw verplichtingen na te kunnen komen?”
Tip: stel een liquiditeitsbegroting op
Om een goed beeld te krijgen van het geld dat in en uit je bedrijf vloeit, heb je een liquiditeitsbegroting nodig. Alle reden dus om daarmee aan de slag te gaan.
