Zo houd je als zzp'er effectief jouw uren bij
Als zzp'er moet je je uren bijhouden. Alleen zo kun je aan de Belastingdienst laten zien dat je aan het urencriterium voldoet. Dat is een wettelijke grens die je recht geeft op allerlei fiscale voordelen. Alles wat je moet weten over je urenregistratie en het urencriterium weten moet, lees je in dit artikel.
Belang van urenregistratie
Veel zzp'ers zullen dit herkennen: de ene dag werk je misschien 9 uur, de andere maar 5. Ook het wisselen tussen verschillende opdrachtgevers gebeurt nog wel eens. Om voor jezelf en je klanten overzicht te houden, is het belangrijk om de uren goed bij te houden.
Zeker wanneer je op basis van een uurtarief werkt. Dan kun je eigenlijk niet zonder een gedegen urenregistratie. Zo weet je precies hoe lang je over een bepaalde klus gedaan hebt.Veel zzp'ers maken onregelmatige dagen. De ene dag werk je misschien negen uur, de andere maar vijf. Ook wissel je vaak tussen verschillende opdrachtgevers. Om voor jezelf en je klanten het overzicht te behouden, is het belangrijk om als zzp'er je uren bij te houden.
Urencriterium voor ondernemers in 2025
Daarnaast is er nóg een belangrijke reden om je uren goed bij te houden. Als ondernemer moet je in 2025 minimaal 1.225 uur per jaar in je bedrijf werken om in aanmerking te komen voor bepaalde belastingvoordelen. Dit wordt het urencriterium genoemd. Je gebruikt een urenregistratie om aan te tonen dat je dit aantal uren haalt.
Het gaat hierbij om de volgende aftrekposten:
● zelfstandigenaftrek en startersaftrek
● meewerkaftrek
● aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk (WBSO)
Voor de meeste zzp'ers is met name de zelfstandigenaftrek en startersaftrek interessant. Die leveren je al snel een fiscaal voordeel van duizenden euro's per jaar.
Welke uren tellen mee voor het urencriterium?
Alle uren die je aan je onderneming besteedt, tellen mee. Dit zijn de directe uren: de daadwerkelijk gefactureerde uren aan klanten, maar ook indirecte uren. Deze indirecte uren besteed je wel aan je bedrijf, maar breng je niet in rekening bij je klanten.
Plan bewust tijd in je agenda voor je administratie. Je urenregistratie is hier een onderdeel van en hoort bij je bedrijfsvoering. Als je een inspectie krijgt van de Belastingdienst, moet je deze 1.125 uren kunnen aantonen. Een goede urenregistratie is daarom onmisbaar.
Urenregistratie bijhouden: hoe doe je dat?
Jouw gewerkte uren bijhouden met pen en papier? Dat mag, maar er zijn efficiëntere manieren. Zo kun je bijvoorbeeld Excel gebruiken. Nóg effectiever is het om een urenregistratie-app te gebruiken.
Zo'n tool geeft jou de mogelijkheid om heel snel en overzichtelijk activiteiten toe te voegen. Die kun je in de meeste gevallen ook direct koppelen aan verschillende opdrachtgevers of een specifiek project. Dat is handig als je voor dezelfde opdrachtgever meerdere klussen mag uitvoeren.
Alle verzekeringen op een rij
Het verschilt per ondernemer en bedrijf welke verzekeringen relevant zijn. In elke sector en met elke bedrijfsgrootte loop je namelijk andere risico's. Daarom hebben we een overzicht gemaakt met de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers. Welke risico's dek jij af?
4 apps voor urenregistratie
Wil je je uren graag bijhouden via een urenregistratie-app? Er zijn heel wat smaken in de markt, van betaald tot kosteloos. We lichten er 4 apps uit.
1. Gratis urenregistratie in MoneyMonk
Deze online boekhoudtool biedt zzp'ers gratis urenregistratie. In de hoop dat je uiteindelijk het hele pakket afneemt uiteraard. Het dashboard werkt vrij simpel, je kunt zonder handleiding aan de slag.
Het bijhouden van de gewerkte uren kan tot op de minuut nauwkeurig. Met MoneyMonk zie je bovendien in één oogopslag of je je urencriterium gaat halen en hoeveel uren je nog kunt factureren. Er is ook een app, handig voor onderweg. En - ook dat is fijn - de app is in het Nederlands.
2. Urenregistratie zzp met Toggl
Op het eerste oog lijkt Toggl op een veredelde stopwatch. En daar is niks mis mee, het zegt iets over de eenvoud van deze app
Naast het bijhouden van de gewerkte uren, kun je hierin ook de aard van de opdrachtomschrijven. Denk aan het opstellen van een juridisch contract van een cliënt bijvoorbeeld. Zo kun je ook weken later nog precies zien wat je hebt uitgevoerd en hoe lang je voor een klant hebt gewerkt.
Toggl is geschikt voor zowel Android- als iPhone-toestellen. De uitgebreide versie kost je een paar euro per maand, maar als zzp'er kom je met de kosteloze variant vaak al een heel eind.
3. Urenregistratie voor Android: Timesheet
Beschik jij over een Android-smartphone of -tablet en heb je behoefte aan een wat uitgebreider programma om je uren bij te houden als zzp'er? Dan is Timesheet wellicht wel de urenregistratietool die je zoekt.
Zoals bij de meeste van deze apps het geval is, kun je met Timesheet op een overzichtelijke manier jouw werkzaamheden bijhouden en registreren.
Zo kun je bijvoorbeeld de voortgang van een klus bekijken als lijst of grafiek. Daarnaast is het mogelijk om een selectie te maken van velden die je wilt exporteren en de aanvullende informatie of gegevens die je liever voor jezelf houdt.
Ook fijn om te weten: er is een gratis versie.
4. Uren App
Ook de Uren App is een handige manier om eenvoudig en automatisch je gewerkte uren bij te houden. Je stelt een paar basiszaken in, zoals begintijd en de duur van je pauze. Dan word je automatisch ingeklokt. Als dat gebeurt, krijg je een notificatie. Klaar met werken? Met één klik klok je weer uit.
In deze app kun je verder nog meerdere banen instellen en berekenen of je te veel of te weinig gewerkt hebt. Ook het registreren van verlof behoort tot de opties.
Er zijn nog veel meer urenregistratie-apps, maar veel daarvan zijn onderdeel van een boekhoudprogramma. Dan betaal je dus voor een softwarepakket waarmee je ook offertes kunt maken en facturen kan sturen. Informeer bij je boekhouder of het werken met een boekhoudprogramma voor jou al zinvol is.
Meteen goed van start met je zakelijke administratie? In de gratis whitepaper ‘Administratie voor starters’ lees je alles over belastingen, het boekhoudproces én ontdek je hoe je een goede administratie opzet.
De Rabo ZZP Rekening, ideaal voor zzp'ers
Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten.
Veelgestelde vragen
