Zo onderhandel je met crediteuren over leveringsvoorwaarden

Je kunt meerdere strategieën kiezen bij het onderhandelen met je leveranciers en hoeveel korting je mogelijk kunt krijgen als je in staat bent om rekeningen snel te betalen. Ook wordt duidelijk waarom het niet altijd verstandig is om te proberen het onderste uit de kan te halen.

“De merken bij wie wij inkopen zijn qua omvang veel groter dan wij. Dat maakt onze onderhandelingsruimte vrij beperkt”, aldus Mettes. “In de gesprekken met leveranciers richten we ons daarom vooral op het verkleinen van risico’s. We spreken dan bijvoorbeeld af om tijdens het seizoen kleding te mogen ruilen die niet goed verkoopt.”

Wel maken Mettes en haar compagnon afspraken over de betaaltermijn. Daar zijn veel grote leveranciers erg gevoelig voor. Ook zij houden hun cashflow nauwlettend in de gaten en hebben er belang bij dat facturen snel betaald worden. De rekening binnen enkele dagen overmaken en in ruil daarvoor een paar procent korting ontvangen is in veel branches dan ook heel gebruikelijk.

“We krijgen dan bijvoorbeeld 3 tot 5 procent korting als we de factuur binnen 10 dagen betalen. Er zijn ook merken die met staffels werken”, vertelt Mettes. Dan krijg je 6 procent korting wanneer je binnen 10 dagen betaalt, 3 procent als je 30 dagen aanhoudt en 2 procent als je de factuur binnen 45 dagen overmaakt.”

Naast snel betalen kun je als ondernemer ook onderzoeken of het mogelijk is om de betaaltermijn wat op te rekken. Wie de factuur in plaats van 30 pas na 60 dagen hoeft te betalen, heeft tijdelijk meer werkkapitaal voorhanden. Is dit je belangrijkste doel? Dan kun je dat verzoek maar beter gewoon meteen op tafel leggen. Eerlijk zijn en uitleggen waarom dit voor jou belangrijk is werkt beter dan een factuur opzettelijk maar laten liggen. Daarmee zet je je reputatie als ondernemer op het spel.

Zijn bedrijf levert magazijnstellingen in Nederland en België, voor zowel grote merken als kleine winkels. Die worden als bouwpakket uit de fabriek van het Italiaanse Metalsistem naar Nederland getransporteerd. “We werken met hen op basis van targets. Zodra je een bepaald tonnage aan staal van ze afneemt, kom je in een andere staffel met lagere tarieven terecht”, aldus Schrooder.

Omgaan met leveranciers is volgens hem een kwestie van geven en nemen. “Je kunt niet altijd verwachten dat er meer korting in zit. Ik zie het meer als een samenwerking die je aangaat. Voor het binnenhalen van grote projecten helpt het vaak als we beloven snel te leveren. Dat kunnen we niet alleen, daar hebben we de medewerking van Metalsistem bij nodig. Als zij ons vervolgens een kleine korting kunnen beloven, dan worden we er allebei een beetje beter van.”

Geven en nemen dus. Het voorbeeld laat goed zien dat beide partijen met die aanpak iets opschieten. Wat leveranciers vooral belangrijk vinden is zekerheid. De zekerheid dat jij blijft bestellen en de facturen netjes betaalt. Je kunt dat streven in je onderhandeling gebruiken door bijvoorbeeld aan te sturen op een meerjarencontract. Daarmee zeg je in feite klant te blijven. In ruil daarvoor kun je hoogstwaarschijnlijk een interessante korting bedingen van 5, 10 of misschien wel 15 procent van het bedrag op de oorspronkelijke offerte.

Daarnaast is het bundelen van orders een optie. Dit kan alleen als je een groot bedrijf hebt met meerdere afdelingen. Breng de orders van al die verschillende units samen. Zo maak je één vuist naar de leverancier toe en sta je stukken sterker in je onderhandeling over prijs, voorwaarden en betaaltermijnen.

Wie naar een goede relatie met zijn leverancier streeft, doet er in ieder geval goed aan om die zo nu en dan op te zoeken. Met een goed gesprek bereik je vaak net iets meer dan met een mailtje of telefoongesprek. Het is een strategie die Schrooder al jarenlang toepast. “Tijdens deze gesprekken leg je uit wat er speelt binnen je bedrijf en wat je van de leverancier verwacht. Dat kan gaan over de prijs, maar ook over zoiets als leveringsvoorwaarden.”

Altijd maar het onderste uit de kan willen halen? Daar gelooft Schrooder niet in. “Er komt geheid een situatie waarin het belangrijk is dat je bestelde spullen snel geleverd worden. Als je in de relatie hebt geïnvesteerd, dan is de leverancier sneller geneigd om jou te helpen. Dat is meestal meer waard dan een paar euro korting.”