Een personeelsadministratie opzetten in 4 stappen
Ben je een ondernemer met medewerkers in dienst? Dan moet je een personeelsadministratie bijhouden. Sommige onderdelen worden door de wetgever zelfs verplicht gesteld. Hier lees je precies wat je nodig hebt en hoe je een personeelsadministratie optuigt.
Medewerkers kunnen zorgen voor de groei van je bedrijf. Zo kun je uitbreiden, werkzaamheden delegeren, meer opdrachten aannemen en extra producten verkopen. Maar dit betekent ook dat je een personeelsadministratie moet gaan bijhouden. Dat heeft een paar voordelen:
Een personeelsadministratie bijhouden bestaat grofweg uit vier onderdelen: een personeelsdossier bewaren, een salarisadministratie voeren, verlofdagen registreren en het ziekteverzuim bijhouden. We zullen ze één voor één behandelen.
1. Personeelsdossier bewaren
In een personeelsdossier staan belangrijke gegevens over je medewerkers. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) speelt hierbij uiteraard een rol. Zo mag je alleen informatie opslaan die nodig is om de arbeidsovereenkomst op een goede manier uit te voeren. Medische gegevens zijn bijvoorbeeld niet toegestaan.
De standaard gegevens in een personeelsdossier:
Verder kun je nog denken aan verslagen van functioneringsgesprekken, eventuele klachten en informatie over promotie en bonussen. Je bent wettelijk verplicht om het personeelsdossier steeds goed bij te houden. Gaat iemand verhuizen of verandert de functie? Pas dat dan meteen aan.
Medewerkers hebben continu recht op inzage van het eigen personeelsdossier. Ze hoeven daarvoor geen reden af te geven. Zorg wel voor voldoende (digitale) beveiliging omdat het om privacygevoelige informatie gaat.
2. De salarisadministratie regelen
Bij salarisadministratie kan je denken aan loonstroken maken, jaaropgaven regelen en loonbelastingaangifte doen. Zie je hier tegenop? Dan kun je dit werk uitbesteden aan een administratiekantoor. Je hoeft dan alleen nog maar uren en personeelsmutaties bij te houden. Veel mkb'ers met een paar mensen in dienst kiezen voor deze optie.
Veel bedrijven die al wat groter zijn houden de personeelsadministratie in eigen huis. Ze maken dan gebruik van salarissoftware of een online applicatie. Je boekhouder kan je hiermee verder helpen. Zorg er in ieder geval voor dat het pakket is te koppelen met andere software, voor je uren-, verzuim- en verlofregistratie.
Via Rabo Business Banking koppel je eenvoudig je zakelijke rekening met vrijwel elk bekend boekhoudpakket. Zo kun je rekeningoverzichten bekijken en betaal- en incasso-opdrachten verzenden. Dit is zo gepiept, hier lees je precies hoe je je boekhoudpakket koppelt aan Rabo Business Banking .
Rabo Online Key
Je medewerkers zelf beperkte toegang geven tot jouw internetbankieren? Met Rabo Online Key kunnen ze veilig inloggen in Rabo Business Banking Pro zodat ze online kunnen bankieren maar geen geld op kunnen nemen of betalen bij een betaalautomaat. Handig én veilig voor jezelf en voor je medewerkers.
3. Verlofdagen registreren
Medewerkers hebben recht op verlof. Dit gaat onder meer om vakantiedagen, atv (arbeidsverkorting) zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof. Het is slim om dit goed bij te houden in een verlofregistratie. Zo zie je in één oogopslag hoeveel verlofdagen er nog zijn en wanneer je collega deze wil opnemen.
Voorheen hielden ondernemers de verlofregistratie bij in Excel. Tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven hiervoor een softwarepakket of online registratiesysteem. Die bieden overzicht en gemak. Vaak worden bij zulke software systemen automatisch wetswijzigingen ge-update. Ook krijg je inzicht in de soorten verlof, of er sprake is van vakantiedagen of bijzonder verlof vanwege een gebeurtenis in de thuissituatie bijvoorbeeld.
4. Ziekteverzuim bijhouden
Medewerkers kunnen ziek worden of door een ongeval gewond raken. Het gevolg is dat ze niet kunnen werken. Deze informatie hou je bij in een zogeheten verzuimregistratie. Je noteert de dag waarop iemand zich ziek meldt en de dag waarop diegene weer aan de slag gaat. Details over de oorzaak en de aard van het verzuim mag je niet registreren.
Een goede verzuimregistratie is belangrijk, voor het plannen van diensten bijvoorbeeld. Daarnaast geeft het je inzichten. Een hoog percentage kan reden zijn om je verzuimbeleid aan te passen. Veel bedrijven werken met een verzuimregistratiesysteem. Bovendien heb je te maken met de Wet verbetering Poortwachter. Zo ben je bijvoorbeeld verplicht om het verzuim binnen vier dagen bij je bedrijfsarts of arbodienst te melden.
Is er sprake van langdurig verzuim? Dan gelden er strenge procedureregels. Mis je één of meerdere stappen, dan loop je kans op een naheffing van de Belastingdienst of loonsanctie van het UWV. In dit stappenplan lees je precies welke gegevens je als werkgever moet bijhouden.
Een langdurig zieke medewerker kan grote gevolgen hebben voor je bedrijf. Een verzuimverzekering dekt de financiële risico's en neemt veel regelwerk uit handen. Het bijhouden van een re-integratiedossier is namelijk erg arbeidsintensief. Vraag vrijblijvend een gesprek aan over een verzuimverzekering voor jouw bedrijf.
