Een (langdurig) ziek personeelslid? Volg dit stappenplan
Je medewerker meldt zich ziek en het ziet er niet naar uit dat deze collega binnen een paar dagen weer terug is. Met dit stappenplan vergroot je de kans op een snellere terugkeer en voorkom je hoge kosten voor jouw bedrijf.
Wat doe je bij ziekteverzuim?
Eind 2022 bedroeg het verzuimpercentage 5,6%: dit is het hoogste percentage in ruim twintig jaar. Dit wil zeggen dat van elke 1.000 te werken dagen er 56 worden verzuimd wegens ziekte. De kans is groot dat jouw bedrijf hier vroeg of laat een keer mee te maken krijgt. Als dit gebeurt, wat doe je dan als werkgever?
1. Vraag niet naar de reden
In de meeste gevallen zal een zieke werknemer uit zichzelf vertellen wat er hem of haar aan de hand is. Maar let op! Dit is niet verplicht en je mag hier officieel als werkgever ook niet expliciet naar informeren. Wel is het toestaan om te vragen wanneer je collega weer denkt te kunnen werken. Ook mag je als dat passend is alternatief werk voorstellen.
2. Meld het verzuim
Je bent verplicht als werkgever om het verzuim binnen vier dagen bij je bedrijfsarts of arbodienst te melden. Dit geldt alleen voor medewerkers met een dienstverband en dus niet voor stagiaires, uitzendkrachten en payrollers. Gaat je werknemer weer aan de slag? Geef ook dat weer even door.
Zorg er overigens voor dat de regels voor verzuim bij alle personeelsleden bekend zijn. Een medewerker moet zich bijvoorbeeld op tijd ziekmelden.
Een medewerker die tijdens zijn of haar vakantie ziek wordt, hoeft daarvoor geen vakantiedagen op te offeren. Voorwaarde is wel dat de ziekmelding nog tijdens de vakantie wordt gedaan. Dit kan dus niet achteraf.
Wat kost verzuim eigenlijk?
Je moet het salaris doorbetalen en soms kosten maken om iemand te vervangen. Daarnaast krijg je mogelijk te maken met productieverlies of nieuwe mensen die ingewerkt moeten worden. Verder zijn er nog kosten voor verzuimbegeleiding en het re-integratietraject. Een verzuimverzekering dekt een deel van deze kosten
Laten we een fictief rekensommetje maken. Een collega raakt betrokken bij een auto-ongeluk en kan vanwege nekklachten vier maanden niet werken. Haar brutosalaris is € 3.500. Je bent verplicht om gedurende het verzuim 70% van het loon door te betalen. De laatste twee maanden van het verzuim zet je een vervanger in.
3. Betaal het salaris door
De wet stelt werkgevers verplicht om minimaal 70% van het laatstverdiende loon plus vakantietoeslag door te betalen. Dit geldt voor een periode van twee jaar. Als in de cao voor jouw branche een hoger percentage is afgesproken, dan moet je je daar aan houden. Sowieso geldt dat het bedrag tijdens het eerste jaar van het verzuim niet minder mag zijn dan het minimumloon.
Is de medewerker na twee jaar nog steeds ziek? Dan volgt een zogeheten WIA-beoordeling. Mocht hieruit blijken dat je je als werkgever onvoldoende hebt ingezet voor een snelle re-integratie, dan kun je worden verplicht om het salaris nog een jaar door te betalen.
Stel dat de medewerker niet voldoende meewerkt aan het herstel en de re-integratie, dan kun je in uitzonderlijke gevallen het salaris deels of geheel inhouden.
De medewerker houdt zich niet aan de verzuimafspraken, is voortdurend onbereikbaar en negeert afspraken met de bedrijfsarts. Mocht diegene de regels wel weer gaan naleven, dan moet je het ingehouden salaris alsnog overmaken.
De medewerker houdt zich niet aan de wettelijke verzuimregels. Een voorbeeld is het weigeren van passende arbeid. Als werkgever ben je niet verplicht om het ingehouden loon later alsnog te betalen.
4. Ontslaan = niet toegestaan
Niet alleen de zieke medewerker moet zich inspannen om weer aan het werk te gaan, die verplichting is er ook voor jou als werkgever. Dat begint al op de eerste dag van de ziekmelding.
Een arbodienst kan dit hele traject van je overnemen. Veel bedrijven sluiten een verzuimverzekering af, waarbij deze diensten doorgaans in zijn opgenomen.
Voorkom risico met een verzuimverzekering
Een langdurig zieke collega heeft dus veel impact op je bedrijf. ‘Met een verzuimverzekering ben je niet alleen tegen deze financiële risico's verzekerd, het neemt je ook een hoop regelwerk uit handen. Het bijhouden van een re-integratiedossier is erg arbeidsintensief.
Lees ook: Wat betekent de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) voor jou?
Via Rabobank heb je de keuze uit een standaard verzuimverzekering en een verzuimontzorgverzekering.
Standaard verzuimverzekering
Het salaris van de zieke medewerker wordt door de verzekeraar uitgekeerd. Wel geldt er een eigen risico periode (uitgedrukt in wachtdagen). Je hebt als werkgever nog de optie om een arbodienst in de polis op te nemen. Speciaal daarvoor opgeleide mensen begeleiden dan het re-integratietraject.
Verzuimontzorgverzekering
Ook hier keert de verzekeraar het loon uit. Je krijgt als werkgever bovendien een casemanager toegewezen, iemand die de hele verantwoordelijkheid pakt over het re-integratietraject. Mocht het UVW het dossier onverhoopt niet goedkeuren, dan neemt de verzekeraar het vervolg van de loondoorbetaling op zich. Daarnaast profiteer je van premiedemping. Bij een volgende prolongatie zal je premie nooit extreem stijgen.
