Maak de juiste financiële afspraken voor jullie partnership
Elke samenwerking heeft afspraken nodig. Zeker als het over financiële kwesties gaat. Ga jij in zee met een ander bedrijf en wil je weten of alles goed is dichtgetimmerd? Zorg er dan voor dat je deze zaken op papier laat vastleggen.
Afspraken maken over de financiën
Je hebt een partner gevonden en de intentie uitgesproken om samen met een nieuw initiatief te starten. Houd het niet bij mondelinge afspraken, maar stel om te beginnen een duidelijk contract op. Je bent dat niet wettelijk verplicht, wel is het één van de beste manieren om mogelijke ruzies over geld te voorkomen.
Leg in ieder geval dit vast op papier:
Je kunt ervoor kiezen om het contract op te laten stellen door een notaris of advocaat. Zij zorgen ervoor dat er niks wordt vergeten. Ga je samenwerken in een nieuwe B.V. of N.V.? Dan heb je sowieso een notaris nodig voor de oprichting.
Aankopen doen
Veel bedrijven die een partnership aangaan, openen voor hun nieuwe B.V. of vof een eigen rekening. Dat scheelt gedoe met bonnetjes en declaraties. Maak over het doen van nieuwe aankopen wel duidelijke afspraken.
Als één van de partners op eigen houtje een blocnote aanschaft, zal dat niet leiden tot ruzie. Anders is dat voor uitgaven waar veel geld mee gemoeid is, een computer of machine bijvoorbeeld. Daarover wil je als partner liever niet verrast worden.
Tip: Spreek af vanaf welk aankoopbedrag een handtekening nodig is van de andere firmant.
In de praktijk kiezen samenwerkende bedrijven er meestal voor om grote financiële kwesties in een maatschaps- of vennootschapsvergadering te bespreken. Zo leggen ze dat ook vast in het contract.
Stel dat je niet met één, maar met wel vijf of zelfs tien ondernemers een samenwerkingsverband hebt. Het is niet werkbaar als voor elke uitgave om toestemming moet worden gevraagd. Meestal lossen bedrijven dit op door een beheerder aan te wijzen. Dat kan een onafhankelijk iemand zijn of een medewerker van één van de businesspartners. Zijn of haar handtekening is dan voldoende om financiële zaken te regelen. Denk aan kantoorartikelen of een factuur van de vastgoedeigenaar. Leg wel vast dat de beheerder verantwoording blijft afleggen.
Facturen betalen
Doe je aankopen van de rekening van je nieuwe V.O.F. of maatschap? Dan zijn jullie altijd samen verantwoordelijk voor de gevolgen van een niet-betaalde factuur. Ook als je partner of de beheerder de aankoop heeft gedaan, kan een schuldeiser een deel van de openstaande schuld op jou verhalen. Dit hangt dan weer af van de rechtsvorm die jullie gekozen hebben.
Verdelen van opdrachten en inkomsten
Ook de verdeling van inkomsten is iets waarover je afspraken moet maken. Fiftyfifty klinkt logisch. Maar wat als de ene partner voor veel meer grote klanten zorgt of vaker bedrijfsmiddelen ter beschikking stelt? Dat kan op den duur tot irritatie leiden.
Maak dit dan ook bespreekbaar en leg afspraken hierover vast in het contract. Het is niet ongebruikelijk dat partners elkaar in dit soort gevallen financieel compenseren.
Tot slot moet je ook over het uitkeren van winsten iets op papier zetten. Voorbeelden van dit soort afspraken kunnen zijn:
