Bedrijven Euro-incasso

Om automatisch bij je klanten te kunnen incasseren, start je met de aanvraag van een incassocontract.

*Als je dit adviesgesprek goed voorbereidt, dan kunnen wij het contract sneller in orde maken. Zorg dat wij de actuele gegevens van je organisatie hebben. Wij willen met name weten wie de meest actuele bestuurders zijn. Geef wijzigingen vooraf aan ons door.

Je ontvangt het certificaat met het incassant ID na ondertekening van de overeenkomst. Het is gebaseerd op het KvK-nummer. Deze bestaat in Nederland uit 19 posities en is als volgt opgebouwd: NL00ZZZ123456780000.

Voordat je kunt automatisch kunt incasseren zonder terugboekingsrecht, moet je jouw klanten om toestemming vragen. Hiervoor heb je een rechtsgeldige machtiging nodig. Je kunt kiezen voor digitale of papieren machtigingen. Bij incasseren zonder terugboekingsrecht adviseren we het gebruik van een digitale machtiging.

Digitale machtigingen
Digitaal machtigen is de eenvoudigste en veiligste keuze: makkelijker te archiveren en te checken. Met een digitale machtiging weet je dat de rekeninghouder juist is en er geen blokkade op de rekening staat. Voor digitale machtigingen heb je een Digitaal Incassomachtigen-abonnement nodig Dat regel je hier.

Papieren machtigingen

Als je voor papieren machtigingen kiest, heb je twee keuzes: een standaard machtigingsformulier of een zelf ontworpen formulier. Het modelformulier kun je gebruiken voor een eigen ontwerp. Gebruik minimaal alle informatie die op het machtigingsformulier staat inclusief het woord SEPA. Als je meer informatie wilt plaatsen, zoals een contractnummer of de reden van betaling, let dan op dat je hiermee de machtigingstekst in het model niet tegenspreekt.

Wij hebben een aantal modelformulieren voor je klaarstaan:

Machtigingskaart (stoplichtkaart) doorlopende Euro-incasso

Machtigingskaart (stoplichtkaart) eenmalige Euro-incasso

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Nederlands

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Engels

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Duits

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Frans

Machtiging met iDIN ondertekening
Een andere optie is om een machtiging digitaal op te stellen en te laten ondertekenen via iDIN. Meer over iDIN lees je op Wat zijn de voordelen van iDIN? - Rabobank.

Geef elke machtiging van een nieuwe klant een uniek machtigingskenmerk (bijvoorbeeld ‘lid123’) en wijzig dit niet meer nadat je de eerste incasso hebt uitgevoerd.

Let op: je kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken.

Rabobank herkent aan het machtigingskenmerk of je voor de eerste keer bij deze debiteur incasseert. Als je een getekende doorlopende machtiging van een nieuwe klant hebt ontvangen, dan kun je dit unieke kenmerk opnemen in je debiteurenlijst in Rabo Business Banking of in je boekhoudpakket of debiteuren- of ledenadministratie. Vanuit je debiteurenlijst of je boekhoudpakket kun je vervolgens de incasso-opdrachten maken.

Bij incasseren zonder terugboekingsrecht is het verplicht dat je klant de machtiging laat registreren bij zijn bank. Omdat de klant namelijk geen terugboekingsrecht heeft, wil de bank van de klant expliciete toestemming krijgen. Je klant geeft daarom niet alleen een machtiging aan jou af, maar moet deze ook bij zijn eigen bank registreren. Een automatische incasso zonder terugboekingsrecht kan niet worden uitgevoerd als de machtiging niet correct is geregistreerd bij de bank van de klant.

Als je gebruikmaakt van Digitaal Incassomachtigen, hoeft je klant zijn machtiging niet apart te laten registreren bij zijn bank. Met Digitaal Incassomachtigen is dat al geregeld.

Voor het informeren van je klanten over afschrijvingen gelden de volgende voorwaarden:

Bij het testen van je incasso-bestanden controleer je of al je bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat je op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden.

Controleer en verzend je incasso-opdracht(en) in Rabo Business Banking:

Euro-incasso’s die je op een werkdag vóór 11.00 uur aanlevert, worden de volgende werkdag al bijgeschreven. Als je een latere uitvoerdatum opgeeft, houden we die natuurlijk aan.

Maximumbedrag
In je incassocontract staat het maximumbedrag per incasso-opdracht. Hier staat ook het maximumbedrag dat je in een bepaalde periode in totaal mag incasseren. Incasseer niet meer dan je (periode)limiet toestaat. Hiermee voorkom je dat incassobatches worden aangehouden of mogelijk worden afgekeurd.

Op je rekeningoverzicht zie je per verwerkte incassobatch altijd een bijschrijving van één bedrag. Dit is het totaalbedrag van alle incasso-opdrachten die je in dat bestand hebt ingestuurd. In de omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal posten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Business Banking kun je tot 3 maanden na bijschrijving nakijken welke posten je hebt verstuurd. Ga hiervoor naar ‘verzonden Euro-batches’ en klik op de betreffende incassobatch. Je ziet dan de losse posten.

Afgekeurde incasso’s
Op het moment van bijschrijving zie je de afgekeurde incasso-opdrachten als losse afschrijvingen. Dit gebeurt op de dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat erbij.

Terugboekingen
Tot maximaal twee werkdagen na de bijschrijving kan een automatische incasso zonder terugboekingsrecht nog door de bank van de klant teruggeboekt worden. Deze terugboekingen zie je als losse afschrijvingen met de juiste datum op je rekeningafschrift. De reden van terugboeking staat er bij.

Kijk op deze pagina voor antwoorden op veelgestelde vragen en een handleiding.
Ook de foutcodes hebben we voor je verzameld.

*Incassobestanden die de bank op een werkdag uiterlijk om 07.00 uur ontvangt, worden de volgende werkdag bijgeschreven, tenzij je een latere uitvoerdatum aangeeft.

Dat kan! Je kunt gebruik maken van de toepassing in Rabo Business Banking.

Dit hangt af van de situatie:

Bij het testen van bestanden controleer je of al je bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat je op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden.

Je kan het machtigen ook digitaal regelen, dan maak je gebruik van Digitaal Incassomachtigen. Hoe dat werkt lees je bij de volgende vraag.

Machtiging met iDIN ondertekening
Een andere optie is om een machtiging digitaal op te stellen en te laten ondertekenen via iDIN. Meer over iDIN lees je op Wat zijn de voordelen van iDIN? - Rabobank.

Je hebt een incassocontract, een website en een aansluiting op Rabo Digitaal Incassomachtigen nodig om digitale machtigingen van klanten te kunnen ontvangen. Je installeert de machtigingsknop op je website als betaalmethode of je leidt je klant door naar de ‘kassa’ van je serviceprovider.

Als je voor papieren machtigingen kiest, heb je twee keuzes: een standaard machtigingsformulier of een zelf ontworpen formulier.

Deze kun je gebruiken voor een eigen ontwerp. Gebruik alle velden die op het machtigingsformulier staan op je eigen ontwerp. Als je meer informatie wilt plaatsen, zoals een contractnummer of de reden van betaling, let dan op dat je hiermee de machtigingstekst in het model niet tegenspreekt.

Wij hebben een aantal modelformulieren voor je klaarstaan:

Vul in ieder geval de verplichte debiteurgegevens in je debiteurenadministratie in:

Geef elke machtiging een uniek kenmerk.

Let op: Als het gaat om een Bedrijven Euro-incasso registreert de debiteur dit kenmerk bij zijn bank. Geef het kenmerk bij elke incasso-opdracht mee. De incasso-opdracht kan alleen verwerkt worden als je debiteur hetzelfde kenmerk bij zijn bank heeft geregistreerd.

Bij Bedrijven Euro-incasso is je debiteur verplicht zijn machtiging aan jou bij zijn bank te registreren.

Als je gebruikmaakt van Digitaal Incassomachtigen wordt dit automatisch geregeld. Gebruik je dit niet, dan zal je je klant moeten vragen zijn machtiging te registreren bij zijn bank.

Afhankelijk van de bank van de debiteur wordt de machtiging al dan niet online geregistreerd.

Een registratieformulier van de machtiging vind je op www.betaalvereniging.nl en hieronder.

Debiteur bij bank zonder online registratie:

Bij het verwerken van de incasso’s kan het voorkomen dat enkele incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden. Op je rekening zie je het bedrag van de volledige bijschrijving van de batch. De incasso’s die niet zijn geslaagd, zie je als losse afschrijvingen op je rekeningoverzicht.

Bepaal aan de hand van de foutcode die je krijgt of je de incasso opnieuw kunt aanbieden. Kijk hier voor de foutcodes:

In het incassocontract van je bedrijf staan de afgesproken bedragen voor incasso’s. Wil je toch andere bedragen incasseren? Bijvoorbeeld omdat het aantal klanten is gegroeid waarvan je geld ontvangt? Dan kun je het incassocontract door ons laten wijzigen. Neem hiervoor contact met ons op.

Eén werkdag nadat het contract volledig, dus door alle ondertekenaars, ondertekend is. Ben je de enige ondertekenaar? Dan kun je de eerste (werk)dag na je aanvraag al met de nieuwe limieten werken.

De rekeninghouder, of als er meerdere zijn, en alle wettelijke vertegenwoordigers. Bij een vereniging moeten bijvoorbeeld de penningmeester, secretaris en voorzitter ondertekenen. Deze moeten wel bij de bank bekend zijn.