Wat je moet weten over algemene voorwaarden

Kort samengevat zijn algemene voorwaarden de regels die jij als ondernemer wil laten gelden op alle contracten die je gaat afsluiten. Het document, dat bedoeld is voor de klant of opdrachtgever, bevat de zogenoemde 'kleine lettertjes'.

Oftewel, het zijn jouw voorwaarden over onder andere:

Het opstellen van je algemene voorwaarden is niet het leukste klusje, maar is wel belangrijk als startende ondernemer. Jouw voorwaarden beschermen je tegen veelvoorkomende risico's die bij het ondernemerschap horen. Ook voorkom je mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met een klant.

Als er een geschil komt met de klant, sta je veel sterker als je kunt aantonen dat jij de voorwaarden hebt gestuurd en dat de klant daarmee akkoord is gegaan. Je wordt dan minder snel aansprakelijk gesteld voor schade.

Een ander voordeel is dat deze voorwaarden de onderhandelingstijd flink kunnen beperken. Je hoeft zo niet meer met iedere potentiële klant of opdrachtgever opnieuw om tafel om je leveringsvoorwaarden door te spreken.

Let op: elke potentiële klant of opdrachtgever moet jouw voorwaarden wel inzien voor je de overeenkomst afsluit. Maar je hoeft ze maar één keer op te stellen.

Allereerst: je voorwaarden moeten redelijk zijn. Je mag er bijvoorbeeld niet inzetten dat jij altijd zomaar je prijs kan verhogen. Verder zet je er bepalingen in over de garantietermijn, betalingstermijn, levertijd, hoe je geschillen afwikkelt, aansprakelijkheid en geldingstermijn van offertes.

Belangrijk hierbij is dat je de voorwaarden duidelijk omschrijft, anders kan iedere partij deze punten op een andere manier interpreteren. Concrete algemene voorwaarden voorkomen discussies en juridisch getouwtrek - iedereen weet vanaf het begin waaraan hij toe is - en ze maken het zakendoen daardoor een stuk duidelijker.

De specifieke inhoud van je voorwaarden hangt af van de branche waarin je straks opereert en de diensten die je wilt gaan leveren. Een acupuncturist krijgt natuurlijk met andere zaken te maken dan een importeur van exotische vruchten of een copywriter.

Bij conflicten loop je het risico dat je door de andere partij aansprakelijk wordt gesteld. Het is dus zinvol om ook een stuk over aansprakelijkheid in je algemene voorwaarden op te nemen. Omschrijf duidelijk wie er aansprakelijk is voor de schade als jij of je klant een fout maakt.

Zorg dat je ook weet wat aansprakelijkheid inhoudt, bijvoorbeeld het verschil tussen beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid.

Je kunt ervoor kiezen om de algemene voorwaarden zelfstandig op te stellen of dit te laten doen door een juridische professional of bureau.

Kies je ervoor om een jurist in te schakelen bij het opstellen van de voorwaarden? Dan zijn hieraan uiteraard enige kosten verbonden, maar zo kun je er tenminste wel zeker van zijn dat alles klopt. Zo mis je ook geen essentiële onderdelen die je bij een eventueel conflict nodig hebt.

Prijzen bij het uitbesteden variëren van zo’n € 300 tot € 1.000, afhankelijk van jouw bedrijf, branche en wensen. Vraag een aantal offertes op om de aanbieders te vergelijken.

Slim: Bij Interpolis laat je eenvoudig je algemene voorwaarden opstellen, checken of wijzigen voor een vaste prijs. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Als je zelf voorwaarden opstelt, ga dan vooral niet zelf het wiel uitvinden. Als je geen specialist bent, loop je vast in een juridisch doolhof. Dat kost een hoop tijd die je beter kunt gebruiken om in je onderneming te steken.

Er zijn online verschillende gratis algemene voorwaarden te vinden die je als leidraad kunt nemen. Maar let hiermee wel op, deze zijn vaak niet specifiek genoeg voor jouw eigen bedrijf.

Kies je voor zo'n template van algemene voorwaarden als basis? Dan is het verstandig om er alsnog een jurist of organisatie naar te laten kijken. Zij kunnen toetsen of de voorwaarden rechtsgeldig en compleet zijn én kunnen jouw specifieke wensen erin verwerken.

Er is namelijk een goede kans dat in andermans voorwaarden (of een standaarddocument) bepalingen staan die totaal niet op jouw bedrijf van toepassing zijn. Tegelijkertijd zullen andere (noodzakelijke) bepalingen misschien juist ontbreken of onvolledig zijn.

Kijk voor advies ook bij je brancheorganisatie. Deze organisaties hebben vaak algemene voorwaarden beschikbaar, die al meer aansluiten op jouw bedrijf. De meeste garagehouders hanteren bijvoorbeeld de BOVAG-voorwaarden. Sommige brancheorganisaties verplichten je zelfs om deze te gebruiken als je levert aan consumenten.

Thuiswinkel.org biedt alle leden algemene voorwaarden die in overleg met de consumentenbond zijn opgesteld. Voor niet-leden is een gratis voorbeeld algemene voorwaarden voor webshops beschikbaar. Ook hier geldt: laat ze nalezen door een deskundige!

Veel zzp'ers vragen zich af of het opstellen van algemene voorwaarden wel op hen van toepassing is. Het voelt misschien overdreven, jouw klanten zullen toch niet zo moeilijk gaan doen in de toekomst?

Toch kan het juist ook voor zzp'ers slim zijn om dit document op te stellen. Zo weet je zeker dat jij en je potentiële klant dezelfde voorwaarden in gedachten hebben over de klus.

Stel, je bent een grafisch ontwerper. Jij hebt een aanvraag gekregen om een logo te ontwerpen. Na afloop besluit je klant jouw ontwerp zelf aan te passen en op allerlei plekken te gebruiken. Niet zo handig! Deze situatie had je kunnen voorkomen door middel van algemene voorwaarden.

Jazeker. Consumenten worden door de wet aanzienlijk meer in bescherming genomen dan bedrijven. Er wordt namelijk vanuit gegaan dat ondernemingen deskundig genoeg zijn om de gevolgen van de algemene voorwaarden te begrijpen.

Exact om die reden is de zogenaamde grijze en zwarte lijst in de wet opgenomen. Hierop staan bedingen die niet (zwarte lijst) of alleen in uitzonderlijke gevallen (grijze lijst) rechtsgeldig zijn.

Deze vind je in het Burgerlijk Wetboek, Boek 6, artikel 6:236 en 6:237. Een jurist kan voor je checken of je niet per ongeluk toch iets uit een van deze lijsten in je voorwaarden hebt gezet. Letselschade mag je bijvoorbeeld niet uitsluiten. Als je dat toch in jouw voorwaarden doet, geldt die bepaling juridisch gezien simpelweg niet.

Met alleen het opstellen van algemene voorwaarden ben je er natuurlijk nog niet. Om deze ook daadwerkelijk rechtsgeldig te maken, moeten jouw voorwaarden voldoen aan twee belangrijke eisen.

1. Openlijk beschikbaar voor de klant
2. Aanvaard door de klant

De eerste eis is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant. Dat betekent dat jij een potentiële koper of zakenpartner altijd de mogelijkheid moet bieden om de voorwaarden te bestuderen. Nog voordat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een (koop)overeenkomst.

Als je de algemene voorwaarden pas meestuurt met de uiteindelijke factuur, ben je dus te laat is. Dan is er al sprake is van een overeenkomst. Voeg de voorwaarden dus altijd bij de offerte.

De andere voorwaarde hangt daarmee samen: de door jou gestelde voorwaarden moeten officieel zijn aanvaard door de klant.

In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit jouw product of dienst aan te schaffen. Je moet dus wel actief vermelden dat je werkt onder bepaalde voorwaarden, met een link of verwijzing daarheen.

Maar alsnog is het slim om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat je altijd kunt aantonen dat hij deze heeft gezien en geaccepteerd. Handig in geval van een conflict.

Algemene voorwaarden zijn niet vanzelf van toepassing op de samenwerking of bestelling. Verklaar jouw voorwaarden daarom van toepassing en neem ze op in iedere offerte. Wat als een klant jouw voorwaarden afwijst en zijn eigen voorwaarden van toepassing verklaart? Dan ontstaat er een zogenoemde 'battle of forms'.

Ga in dit geval nog voordat je start met het uitvoeren van de opdracht in overleg met je klant. Spreek goed af wiens voorwaarden van toepassing zijn. Zorg ook dat deze afspraak schriftelijk wordt vastgelegd in bijvoorbeeld een nieuwe offerte of opdrachtbevestiging.

Kom je toch in een conflict met je klant? Hoe goed je ook voorbereid bent met sterke algemene voorwaarden, soms kom je er echt niet uit. Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering schakel je in zo'n geval snel een specialist in voor juridische ondersteuning.

Voor wie behoefte heeft aan wat extra zekerheid, bestaat de mogelijkheid om de algemene voorwaarden als bewijsstuk te deponeren bij de KvK.

Dit is vooral van toepassing wanneer je ook vaak telefonisch zakelijke overeenkomsten moet sluiten. Op deze manier kan de klant jouw voorwaarden dan alsnog inzien.

Het deponeren van algemene voorwaarden kost € 18 per deponering pér kalenderjaar. Dit geldt ook voor vertalingen.

Als je bijvoorbeeld jouw algemene inkoopvoorwaarden en de algemene verkoopvoorwaarden bij de KvK deponeert, plus de Engelse vertalingen hiervan, dan zul je in totaal voor vier deponeringen moeten betalen.