Checklist: zo bereid je je voor op een groeiend bedrijf

"Wanneer je bedrijf groter wordt, dan komen er meestal ook meer grotere zakelijke klanten bij", aldus Rutger Prent. Offertetrajecten duren daardoor gemiddeld genomen iets langer. Daarnaast krijg je vaker te maken met dichtgetimmerde contracten. Grotere bedrijven zijn gemiddeld genomen ook wat trager met betalen. Facturen worden dan niet na dertig, maar pas na zestig of zelfs negentig dagen overgemaakt.

"Grotere klanten stellen bovendien andere eisen. Het is vaak een niveautje hoger", zegt Prent. "Ik maak hier graag de parallel met de sport. Je moet wennen aan de snelheid en weerstand die komt kijken wanneer je in een hogere divisie speelt."

Het klinkt als een tegenstelling. Je groeit en groeit, maar de winstgevendheid van de onderneming neemt af. Toch is dit volgens Prent wel waar veel bedrijven die groter worden mee te maken krijgen. Er komen namelijk allerlei andere zaken bij waar je eerst geen rekening mee hield.

"Denk aan personeelsbeleid en het aannemen van nieuwe mensen. Ook zijn er meer vaste vergadermomenten om lopende trajecten door te nemen. Dat je grotere klanten gaat bedienen, betekent vaak ook dat je meerdere voorstellen moet doen om een opdracht binnen te slepen. Dit zijn allemaal uren die je niet kunt doorbelasten. Ze gaan dus ten koste van de winstgevendheid."

Voor ondernemers die hun bedrijf zien groeien, is het misschien wel de allergrootste uitdaging: loslaten. Eraan toegeven dat je niet meer bij elke beslissing rechtstreeks betrokken bent. "Tot ongeveer tien mensen heb je als ondernemer nog een goede 'span of control'. Je overziet veel, loopt hier en daar de gaten dicht en bent stiekem overal wel een beetje bij betrokken", zegt Prent.

"Als je de grens van tien, elf, twaalf medewerkers bent gepasseerd, dan lukt dat niet meer. Dan moet je dingen gaan loslaten. Stel dat leiding geven aan meerdere mensen je niet gelukkig maakt. Stel dan een manager aan die deze taak voor jou uit handen neemt. Je moet als ondernemer ook telkens naar je eigen functioneren blijven kijken. Doe je nog steeds wat goed is voor je bedrijf? En zorgen jouw inspanningen voor het gewenste resultaat?"

Veel ondernemers doen hun administratie nog steeds grotendeels zelf. Voor de btw-aangiften en jaaropgaven is er dan een accountant op wie ze kunnen bouwen. Dat verandert zodra je onderneming enige omvang krijgt. "Dan red je dit simpelweg niet meer zelf. Je hebt dan iemand nodig die niet enkel achteraf de cijfers op de juiste plek zet, maar samen met jou van tevoren een financiële planning opstelt. Eén waarmee jij je ambities kunt realiseren."

Een groter bedrijf betekent doorgaans meer mensen aan boord. Daarom is het slim om bepaalde processen te gaan stroomlijnen. Denk aan het werven van nieuwe medewerkers, het opstellen van contracten en het voeren van functioneringsgesprekken. "Als je niet oppast, dan ben je als ondernemer straks het merendeel van je tijd bezig met personeelszaken. Daarom is het belangrijk om ook hier de juiste expertise in te schakelen.

Wie groter wordt heeft ook meer monden te voeden. Jouw medewerkers hebben een hypotheek, moeten de huur betalen of zelfs een gezin onderhouden. Die verantwoordelijkheid rust in zekere zin ook op jouw schouders. Zo voelen veel ondernemers dat althans. "Je moet daarom steeds voldoende aandacht blijven besteden aan het binnenhalen van klanten", aldus Prent. "Grote kans dat alleen je eigen netwerk nu niet meer voldoende is. Investeer daarom in marketing en het digitaliseren van je bedrijf. Neem daarnaast goede verkopers aan die zorgen voor nieuwe opdrachten."

Groter bedrijf, hogere bedragen, veel klanten en extra personeel. Samen zorgen ze voor steeds meer uitdagingen. Hoe fijn is het dan wanneer je iemand hebt om mee te sparren? "Dat kunnen mensen in de eigen organisatie zijn, maar ook iemand van buiten. Een branchegenoot of meer ervaren ondernemer die het allemaal al eens heeft gedaan en je met raad en daad kan bijstaan. De meeste groeiende ondernemers merken gaandeweg dat ze daar behoefte aan hebben. Kunnen sparren is erg waardevol als bron van kennis en ervaring", zegt Prent.

Een droom. Dat is waar het voor veel ondernemers allemaal mee begint. Maar word je alsmaar groter, dan willen ook je medewerkers graag weten waar je precies naartoe wilt. "Elke dag een beetje beter, zeggen ze bij Coolblue. Zo’n visie is heel belangrijk voor een bedrijf dat al iets groter is geworden. Het geeft richting en houvast en zorgt ervoor dat medewerkers snappen waar ze al die moeite voor doen", aldus Prent.

Je start je bedrijf met een simpel boekhoudpakket en klantgegevens houd je in eerste instantie bij in Excel. Maar er komt een moment waarop dat niet meer gaat. Een groeiende organisatie kan niet functioneren zonder de juiste automatisering. "Investeer daarom op tijd in de juiste software", aldus Prent. "Er zijn ontzettend veel goede CRM-pakketten waarin je de gegevens van klanten bijhoudt en zo zijn er nog meer manieren om je bedrijf digitaler te maken. Laat je daarover in ieder geval goed informeren, bijvoorbeeld door een bevriende ondernemer die op dit gebied al verder is dan jij."

Dit artikel is tot strand gekomen in samenwerking met Rutger Prent.