Een realistische begroting opstellen, zo doe je dat

Heb je nog niet eerder een begroting opgesteld? Begin dan klein, voor een periode van vier weken bijvoorbeeld. Zo kom je erachter of je aannames in de buurt komen van de daadwerkelijke resultaten. Als het er goed uitziet, dan kun je aan de slag met prognoses per maand of kwartaal. Krap bij kas? Dan doe je er slim aan om te blijven werken met weekbegrotingen.

Een begroting is de vertaling van jouw ambities in getallen. Het afgelopen boekjaar speelt daarbij natuurlijk een belangrijke rol, maar baseer de verwachtingen niet enkel op resultaten uit het verleden. Neem bij voorkeur de bedrijfsplannen voor de komende periode als uitgangspunt. Die zijn de basis om aan het rekenen te gaan.

Wat komt erin? Wat gaat eruit? Een belangrijke bron voor je prognose is de administratie. Zorg er sowieso voor dat die op orde is. Zonder deugdelijke boekhouding wordt het opstellen van een realistische begroting lastig.

Als je geen abonnementen verkoopt, dan kan het best een uitdaging zijn om je inkomsten te voorspellen. Kijk vooral naar de orderportefeuille in combinatie met de uitstaande offertes.

Een begroting die is opgesteld door één persoon sluit vaak minder goed aan bij de werkelijkheid. Betrek iemand bij dit proces die de deskundigheid heeft om over je begroting te sparren. Dat kan een accountant of financieel adviseur zijn. Hoe denken zij over de te verwachten orderportefeuille en zien zij misschien nog onverwachte kosten?

Het is goed dat je een strakke betaaltermijn van twee weken hanteert. Maar als jouw klant vrijwel altijd pas na dertig dagen betaalt, dan is het verstandig om daar ook zo mee om te gaan in je prognose. In tijden van crisis worden uiterste betaaltermijnen nog wel eens verlengd.

Houd rekening met seizoensinvloeden. Een rustige augustusmaand als gevolg van de vakantie, kan leiden tot een hevige omzetschommeling. Wees daar eerlijk over in je begroting. Daarnaast krijg je mogelijk te maken met eenmalige uitgaven, zoals het vakantiegeld in mei.

Vergeet de fiscus niet. Je zult inkomstenbelasting (eenmanszaak, vof) of vennootschapsbelasting (bn, nv) moeten betalen. Doe je per kwartaal aangifte voor de omzetbelasting? Dan ontvang je de btw ook pas na afloop van het kwartaal terug.

Een begroting is nooit een exacte kopie van de werkelijkheid. Blijf deze daarom regelmatig toetsen. Waar zitten de verschillen? Waar lopen verwachting en werkelijkheid voortdurend uit elkaar? Wanneer je patronen gaat ontdekken in de afwijkingen, dan raak je steeds beter in staat om je financiële toekomst in kaart te brengen.

Vergeet deze stelregel niet: garbage in = garbage out. Ondernemers zijn optimistisch ingesteld en gaan meestal uit van het meest rooskleurige scenario. Dat mag best, maar niet als het om het opstellen van een begroting gaat. Wees dus eerlijk over de getallen waarmee je rekent. Ga niet uit van meevallende inkomsten, maar wel van onvoorziene uitgaven.