Boekhouder of accountant: wanneer relevant?
Ook als startende onderneming kun je er niet omheen: je hebt een goede administratie nodig en moet belastingaangifte doen. De vraag is: doe je dit zelf of besteed je het uit aan een boekhouder of accountant? Check de voor- en nadelen en de eisen die voor een administratie gelden. Zo kun jij een goede keuze maken.
Wat zijn de eisen voor je administratie?
Je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, hebt een btw-nummer en een zakelijke rekening geopend. Dan kun je nu beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie.
Zo zet je een administratie op
Het is allereerst belangrijk dat je gewerkte uren goed bijhoudt. Om als startende ondernemer gebruik te kunnen maken van fiscale aftrekposten, moet je namelijk minimaal 1.225 uur per jaar voor je bedrijf werken. Leg ook alle financiële transacties van je bedrijf vast, zoals uitgaande facturen en kosten. En stuur facturen op tijd naar je klanten, zodat je niet te lang op je geld hoeft te wachten.
Lees deze 9 tips voor een ijzersterke financiële basis.
Tip: reserveer het geld voor de btw-aangifte en de inkomstenbelasting op een zakelijke spaarrekening. En zorg dat je de Belastingdienst op tijd betaalt. Je wilt natuurlijk geen boete!
Met de Rabo App heb je actueel inzicht in je financiële situatie: je kunt er altijd en overal je financiën mee regelen. Met de saldovoorspeller kijk je vooruit, met de inzichtfunctie maak je analyses van je inkomsten en uitgaven.
Dit eist de Belastingdienst
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan je bedrijfsadministratie. Zo ben je verplicht om in je (digitale) archief het volgende bij te houden en te bewaren:
Bewaarplicht administratie
Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, is de bewaarplicht 10 jaar.
Is een boekhouder of accountant verplicht?
Als kleine ondernemer of zzp'er ben je niet verplicht om de administratie uit te besteden. Je hoeft namelijk geen goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen; grote bedrijven moeten dit wel. Je mag dus zelf je administratie bijhouden.
Opstellen jaarrekening
Als eenmanszaak hoef je geen jaarrekening op te stellen. Besteed je de aangifte uit aan een financieel expert, dan maakt deze meestal wel een jaarrekening.
Aangifte inkomstenbelasting
Je bent als zelfstandig ondernemer wél verplicht om elk jaar aangifte inkomstenbelasting te doen. Daarvoor heb je een overzichtelijke administratie nodig; die vormt de basis voor de belastingaangifte. Als je administratie niet volledig is of je te laat aangifte doet, kan dit tot (forse) boetes leiden.
Los van alle verplichtingen van de fiscus is een geordende administratie belangrijk voor jezelf. Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan keurig op een rij. Zo weet je precies hoe je bedrijf ervoor staat. Én je kunt op tijd bijsturen als het wat minder gaat of juist investeren als de zaken goed gaan.
Administratie opzetten?
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Het verschil tussen een boekhouder en een accountant
Er zijn veel financieel experts, waarbij soms verwarring ontstaat over wat het verschil is tussen een boekhouder en een accountant. De verschillen op een rij:
1. Boekhouder is een vrij beroep, accountant niet
De boekhouder
De titel 'boekhouder' is niet beschermd en je hoeft dus geen officieel diploma te hebben om jezelf zo te noemen. Vraag dus goed door naar de achtergrond van een financieel expert. Lees ook de leveringsvoorwaarden; bij een boekhouder ben je zelf eindverantwoordelijk voor de aangifte.
Veel ondernemers vragen in hun netwerk wie een goede boekhouder kent. Zoek door tot je aantoonbaar bewijs hebt van iemands kennis en kunde. Klopten de cijfers bij een controle van de Belastingdienst? En hoe handelde de expert bij een probleem?
De accountant
'Accountant' is een beschermde titel. Er zijn twee soorten accountants: de accountant-administratieconsulent (AA) en de registeraccountant (RA).
Een AA heeft het hbo-diploma Accountancy afgerond en de praktijk- en theorieopleiding voor AA succesvol doorlopen. Een RA heeft de universitaire studie Accountancy afgerond en een aanvullende RA-opleiding gevolgd. Elke accountant moet cursussen volgen om de kennis up-to-date te houden.
2. Boekhouder voor kleinere bedrijven, accountant voor grotere
Heb je een kleine onderneming? Dan schakel je meestal een boekhouder in. Daarbij zijn alleen de algemene fiscale regels van toepassing. Een accountant is voor grotere bedrijven en complexere materie.
Sommige bedrijven zijn verplicht om met een accountant in zee te gaan. Je bent controleplichtig als je bedrijf voldoet aan 2 van de 3 volgende punten:
Voor complexe fiscale vraagstukken als bedrijfsovernames of verkoop schakel je ook een accountant in. Die is in tegenstelling tot een boekhouder ook bevoegd om een accountantsverklaring op te stellen.
3. Boekhouder is niet aansprakelijk, accountant wel
De boekhouder
Een boekhouder hoeft geen aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Als hij slecht presteert en geen verzekering heeft, kan het zijn dat je de kosten niet kunt verhalen of alleen met juridische bijstand. Vraag dus altijd naar een aansprakelijkheidsverzekering en lees de leveringsvoorwaarden. Hierin staat welke verantwoordelijkheden je zelf hebt en welke de boekhouder op zich neemt.
De accountant
Voor een accountant is een aansprakelijkheidsverzekering verplicht. Is er een fout in de belastingaangifte of bij het controleren van de boeken? De schade kun jij verhalen op de verzekering van je accountant.
4. Een boekhouder is (meestal) goedkoper dan een accountant
Een boekhouder of accountant bepaalt het uurtarief zelf. Meestal is een boekhouder goedkoper. Het tarief van een accountant kan een stuk hoger liggen. Dit komt door de opleiding, grotere bevoegdheden en uitgebreidere en complexere werkzaamheden.
De overeenkomst: beiden moeten zichzelf terugverdienen
Er is een belangrijke overeenkomst tussen een boekhouder en een accountant: met goed advies en een slimme aangifte moeten ze zichzelf terugverdienen. Een goede financiële expert kent alle regels. Je kunt er dus van uitgaan dat de aangifte goed is ingevuld en dat je geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt.
Wat zijn de voordelen van uitbesteden?
Een belangrijk voordeel van het uitbesteden van de administratie is dat het je een hoop tijd scheelt. Die tijd kun je beter gebruiken voor het echte ondernemen: het runnen van je bedrijf, het vinden van klanten, het maken van een marketingplan, het brainstormen over nieuwe mogelijkheden en het realiseren van groei. Misschien vind je administratief werk ook helemaal niet leuk. In dit geval kan het veel energie kosten of zelfs frustratie opleveren. Uitbesteden kan dan de oplossing zijn om je positieve energie te behouden en in je bedrijf te steken. Een ander voordeel is dat je je minder hoeft te verdiepen in fiscale zaken. Denk aan de afschrijving van bedrijfsmiddelen, de btw-aangifte, relevante aftrekposten en de bijtelling van de bedrijfsauto.
Als startende ondernemer krijg je ook nog te maken met zelfstandigenaftrek, startersaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Zo zijn er nog meer fiscale regels, die ook nog eens steeds veranderen. Een specialist kent die regels. En dat geeft jou rust.
Belastingvoordelen
Huur je een boekhouder of accountant in? Dan profiteer je dus meestal maximaal van alle belastingvoordelen. En je kunt ervan op aan dat alles goed is ingevuld en je geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt. Vaak verdient een boekhouder of accountant zich dan ook terug via de belastingvoordelen.
Ook goed om te weten: de kosten van een boekhouder of accountant zijn zakelijke kosten, en dus fiscaal aftrekbaar. Ook de btw kun je terugvorderen.
Wat zijn de nadelen van uitbesteden?
Uiteraard betaal je voor het uitbesteden van je administratie. Een boekhouder heeft gemiddeld een uurtarief van zo’n € 40 tot € 80 per uur.
Laat je als eenmanszaak per kwartaal de btw-aangifte doen en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting, inclusief jaarrekening? Dan ben je al snel zo'n € 600 tot € 1.500 kwijt. Dit bedrag loopt op als je niet zelf alles bijhoudt, zoals facturen en bonnetjes.
Heb je een groter bedrijf met personeel in dienst, dan valt de rekening een stuk hoger uit. Een accountant moet dan de jaarrekening samenstellen.
Geen bedrijf is hetzelfde
Als je als ondernemer weinig inkoop en een beperkt aantal opdrachtgevers hebt, bestaat de administratie vooral uit de verstuurde facturen.
Heb je een groter bedrijf met veel in- en verkoop en tientallen klanten en opdrachtgevers? Of werk je soms in het buitenland? Dan zit je administratie veel complexer in elkaar; er komen dan andere regels bij kijken. Een financieel expert inschakelen, is dan wel zo wijs.
Kan ik de administratie ook deels zelf doen?
Natuurlijk! Laat bijvoorbeeld de belastingaangifte over aan je boekhouder en doe de btw-aangifte zelf. Ook kun je de aangiftes zelf zoveel mogelijk voorbereiden. Zo heeft de boekhouder er minder werk aan en maak jij minder kosten.
Handig: online boekhoudprogramma
Voor het bijhouden van je administratie kun je een (online) boekhoudprogramma gebruiken. Je zet er de facturen in die je verstuurt, de ontvangen betalingen, de inkoopfacturen en de kosten die je maakt (zakelijke lunches en benzinebonnen).
Tip: je kunt boekhoudpakketten eenvoudig koppelen aan Rabo Business Banking.
Een zakelijke rekening is in elk geval geen overbodige luxe. Je houdt daarmee je zakelijke transacties gescheiden van je privé-bankzaken. Dit scheelt je veel uitzoekwerk.
Veelgestelde vragen
