Bedrijfskosten, wat zijn dat?
Van je laptop tot een bedrijfsruimte, verzekeringen en de website: als ondernemer maak je allerlei kosten voor je bedrijf. Welke bedrijfskosten zijn er precies en wanneer mag je ze aftrekken van de belasting in 2024 en 2025? Je leest het in dit artikel.
Wat zijn bedrijfskosten?
Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je bedrijf. De Belastingdienst omschrijft het zo: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’
Zodra je begint met ondernemen krijg je met zakelijke kosten te maken. Het inschrijven bij de Kamer van Koophandel? Dat kost geld. Net als een laptop en het ontwerp van je logo.
Voor de duidelijkheid: kosten die je privé maakt, vallen niet onder bedrijfskosten. Twijfel je of de gemaakte kosten onder bedrijfskosten vallen? Bewaar je facturen en bonnen goed en vraag het aan je boekhouder.
Voorbeelden van bedrijfskosten:
- Huur van bedrijfsruimte
- Het salaris dat je werknemers betaalt
- Zakelijke verzekeringen zoals de aansprakelijkheidsverzekering, inventarisverzekering of bedrijfsautoverzekering.
- Kantoorbenodigdheden, waaronder de inkoop van papier, pennen, computers en bureaustoelen
- Reiskosten, waarbij je moet denken aan brandstof en een OV-reispas.
- Een computer of laptop
- Investeringen zoals machines en gereedschap die je nodig hebt om je werk te kunnen uitvoeren
- Een cursus of opleiding die direct te maken heeft met het werk waarvoor je betaald krijgt
Dit zijn geen bedrijfskosten:
- Persoonlijke kosten zoals boodschappen of huishoudelijke uitgaven
- Verkeersboetes, ook niet al is de overtreding tijdens het werk begaan
- Uit eten in een restaurant met familie of vrienden
- Particuliere zorgverzekeringspremies
- Privé-abonnementen, voor Netflix en Spotify bijvoorbeeld
Tip: Houd bedrijfskosten en privéuitgaven direct gescheiden met een zakelijke rekening.
Welke bedrijfskosten zijn fiscaal aftrekbaar in 2024 en 2025?
Aftrekbare kosten zijn bedrijfskosten die je van de Belastingdienst van je omzet mag aftrekken bij je aangifte inkomstenbelasting. Huur je bijvoorbeeld een bedrijfsruimte? Dan mag je deze kosten bij je jaaraangifte aftrekken van je omzet. Je winst valt dan lager uit en je betaalt dus minder inkomstenbelasting.
Wat is het verschil tussen kosten en uitgaven?
Er is een verschil tussen kosten en uitgaven. Een uitgave is een daadwerkelijke betaling. Maar wanneer je iets in de resultatenrekening moet boeken, spreek je van kosten. Laten we de aanschaf van een machine als voorbeeld nemen. Die betaal je en dat is een uitgave. Maar de afschrijving van die machine komt als een kostenpost op je resultaatrekening.
Wat valt onder bedrijfskosten?
De meeste bedrijfskosten zijn direct als zakelijk aan te merken. Denk aan de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, uitgaven voor marketing, alle kosten voor je website, zakelijke verzekeringen, de huur van een bedrijfsruimte of een boekhouder die je administratie doet. Je voert deze kosten op in je boekhouding, waarbij je btw-bedragen apart noteert.
Tip: Koppel je zakelijke rekening direct aan een boekhoudprogramma. Zo houd je overzicht over je bedrijfskosten.
Gebruik in je administratie bovendien duidelijke rubrieken. Hiervoor gelden geen vaste regels. Wel is het slim om gangbare categorieën te gebruiken, zodat de Belastingdienst snel kan zien op grond waarvan je de kosten wilt aftrekken. Heb je een boekhoudprogramma? Dan zijn kostensoorten automatisch benoemd.
Twijfelgevallen: zijn de kosten privé, zakelijk of gemengd?
Bepaalde zakelijke bedrijfsmiddelen gebruik je waarschijnlijk ook privé en andersom. En soms zie jij iets als noodzakelijk voor je bedrijf, zoals representatieve kleding, maar kun je de kosten niet aftrekken.
7 veelvoorkomende twijfelgevallen zijn:
Alle verzekeringen op een rij
Het verschilt per ondernemer en bedrijf welke verzekeringen relevant zijn. In elke sector en met elke bedrijfsgrootte loop je namelijk andere risico's. Daarom hebben we een overzicht gemaakt met de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers. Welke risico's dek jij af?
Zorg dat je administratie op orde is
Je moet de Belastingdienst kunnen laten zien dat de kosten die je opvoert ook echt zakelijk zijn. Zorg daarom voor een overzichtelijke administratie en scan alle bonnen direct in. Zo voorkom je dat je er eentje kwijtraakt. Bewaar je administratie de voorgeschreven 7 jaar.
Inzicht in je inkomsten en uitgaven
Een bedrijf draait niet alleen om het maken van omzet. Je moet ook je bedrijfskosten onder controle houden. Maar hoe doe je dat? Grofweg zijn er 2 opties:
Rabo Inzicht
Ben je klant van Rabobank? Gebruik dan gratis de handige functionaliteiten van Rabo Inzicht. Hiermee worden al je transacties automatisch gecategoriseerd, zodat je precies weet hoe je bedrijfskosten zich ontwikkelen. In één oogopslag zie je in welke categorie je kosten kunt besparen.
Met de saldovoorspeller kijk je vooruit en zie hoe je financiën zich in de nabije toekomst gaan ontwikkelen. Zo kun je tijdig in actie komen, als blijkt dat de kosten te snel oplopen. Op deze manier blijf je jouw uitgaven de baas.
Controle door de Belastingdienst
Als ondernemer ben je volgens de Belastingdienst ‘vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel’. De toetsing hiervan vindt achteraf plaats. Daarvoor doet de fiscus steekproeven.
Bij zo'n controle van de Belastingdienst moet je alle zakelijke kosten en aftrekposten aannemelijk kunnen maken. Een nette administratie met alle onderliggende bonnen en facturen is daarbij een absolute must.
Uitgaven uitleggen
Misschien twijfelt de Belastingdienst of kosten echt zakelijk zijn. In dat geval moet je precies kunnen uitleggen waarom het wel degelijk om bedrijfskosten gaat. Voorbeelden:
Investeringen en afschrijvingen
De meeste zakelijke kosten mag je dus aftrekken, maar voor de aanschaf van duurdere materiële bedrijfsmiddelen (een laptop, machine of auto) én immateriële middelen (vergunningen en goodwill) gelden aparte regels.
De Belastingdienst ziet de aankoop van een bedrijfsmiddel vanaf € 450 exclusief btw als investering. Daarom mag je niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Je moet ze, afhankelijk van de levensduur, over een aantal jaren afschrijven.
