Representatiekosten aftrekken: hier lees je de regels
Als startende ondernemer wil je jouw bedrijf goed op de kaart zetten. Logisch dat je daar kosten voor maakt. De representatiekosten die je hiervoor maakt, mag je deels aftrekken van de belasting. Wat valt er onder deze kosten en wat niet? En welke regels gelden voor de aftrek?
Wat zijn representatiekosten?
Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om je bedrijf goed te presenteren. Je wilt bijvoorbeeld een goede indruk maken op een potentiële klant en neemt deze mee uit lunchen. Of je wilt je netwerk uitbreiden en bezoekt een tweedaagse conferentie, met overnachting. Je koopt daarvoor ook nieuwe schoenen en een overhemd.
Voorbeelden representatiekosten:
Waarom je niet alle representatiekosten kunt aftrekken
Alle kosten die je voor deze zaken maakt, zijn bedoeld om je bedrijf vooruit te helpen. Toch zijn niet alle representatiekosten aftrekbaar. De Belastingdienst ziet representatiekosten als ‘gemengde kosten’. Daar zijn twee redenen voor:
- Er staat geen directe zakelijke tegenprestatie tegenover. Je neemt wel een product of dienst af, maar dat is niet direct noodzakelijk voor je bedrijfsvoering.
- Sommige kosten hebben ook een privé-kant. Die nieuwe schoenen draag je namelijk ook buiten werktijd.
Welke representatiekosten zijn niet fiscaal aftrekbaar?
De Belastingdienst is heel duidelijk over representatiekosten die je niet mag aftrekken:
Het is in de praktijk niet altijd duidelijk wat onder representatiekosten valt. Als je gemaakte kosten goed kunt onderbouwen, dan is de Belastingdienst meestal vrij soepel in de beoordeling. Zorg daarom dat je kunt aantonen waarom je bepaalde kosten hebt gemaakt. Overleg bij twijfel altijd met je boekhouder.
Tip! Meer informatie vind je in het overzicht van aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst.
Welke representatiekosten zijn fiscaal aftrekbaar?
Welke kosten vallen er wél onder de aftrekbare kosten? Dit is lastig te zeggen, want de Belastingdienst heeft geen kant-en-klaar lijstje beschikbaar gesteld.
Representatiekosten: twee regelingen
Je mag representatiekosten maar voor een deel aftrekken van je winst. Je hebt twee keuzes:
- De 80/20-regeling
- De drempelregeling
1. 80/20-regeling voor representatiekosten
Deze regeling is vooral handig voor zzp'ers en kleine ondernemers. Zo werkt het:
Rekenvoorbeeld aftrek representatiekosten
Hieronder een rekenvoorbeeld. Stel: je maakt in 2024 de volgende kosten:
| Zakelijke etentjes | € 800 |
| Organisatie bedrijfsfeest | € 3.000 |
| Relatiegeschenken | € 2.300 |
| Ticket conferentie | € 400 |
| Reis- en verblijfskosten | € 1.600 |
| Schoenen en overhemd | € 300 |
In totaal is dat € 8.400. De € 300 voor kleding mag je niet aftrekken. Voor reis- en verblijfkosten geldt een maximum aftrekbaar bedrag van € 1.500. Blijft over: € 8.000. Van dit bedrag mag je 80% in mindering brengen op je winst, dat is € 6.400. Over dat bedrag hoef je geen belasting te betalen.
Let op! Ben jij ondernemer voor de vennootschapsbelasting? Dan mag je 73,5% van de kosten aftrekken en moet je 26,5% zelf betalen.
2. Drempelregeling voor representatiekosten
Bij de drempelregeling geldt dat je alle gemaakte representatiekosten boven een bepaald drempelbedrag mag aftrekken.
Voor 2024 heeft de Belastingdienst deze drempel bepaald op € 5.600. In 2023 was dit € 5.100.
Welke regeling kun je het best toepassen?
We zetten de twee regelingen, de 80/20-regeling en de drempelregeling, voor je op een rij met rekenvoorbeelden. Zo laten we zien welke regeling je het best kunt toepassen voor jouw situatie.
- 80/20-regeling: 80% van € 8.000 = € 6.400 aftrekbaar
- Drempelregeling: € 8.000 - € 5.600 (drempel) = € 2.400 aftrekbaar
In deze situatie is het dus slimmer om de 80/20-regeling toe te passen dan de drempelregeling. Maak echter eerst berekeningen van je voordeel bij beide regelingen, want elke situatie verschilt.
Tip! Liggen jouw aftrekbare kosten boven de € 24.000? Kies dan voor de drempelregeling. Kom je niet boven dit bedrag uit? Dan is de 80/20-regeling de voordeligste keuze.
Handig: de btw-calculator
Snel weten hoeveel btw je moet rekenen of betalen? Met onze btw-calculator zet je altijd de juiste bedragen op offertes en facturen.
Andere aftrekposten voor ondernemers
Naast representatiekosten zijn er nog meer aftrekposten voor (startende) ondernemers. Slim gebruiken van deze aftrekposten zorgt ervoor dat je minder belasting betaalt over je winst.
Hoe maak je gebruik van aftrekposten?
Voor je aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers verzamel je alle zakelijke kosten en fiscale aftrekposten. Als je alle kosten en aftrekposten van de omzet hebt afgetrokken, houd je het bedrag over waarover je inkomstenbelasting betaalt.
Trek van dit bedrag nog eventuele privéaftrekposten af. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering hoort bijvoorbeeld niet bij de zakelijke kosten, maar je mag de premie hiervoor wel aftrekken. Dit doe je in het privégedeelte van de aangifte.
Veelgestelde vragen
