Een goede offerte opstellen doe je zo
Een goede offerte opstellen, hoe doe je dat eigenlijk? In een offerte (of prijsopgave) maak je duidelijk welke diensten of producten je aan de klant levert en onder welke voorwaarden. Een heldere en professionele offerte opstellen doe je in 6 stappen.
Offerte opstellen: het stappenplan
Je eerste aanvraag voor een nieuwe opdracht is binnen. Tijd voor de offerte. Maar hoe stel je die op? Wat zet je er wel en juist niet in? En hoe maak je een offerte netjes op? Volg het stappenplan en je eindigt met een professionele offerte om naar je klant te sturen.
1. Wat staat er in een goede offerte?
Een goede offerte is een duidelijk en formeel aanbod aan je klant. Je beschrijft precies welke diensten of producten je levert en wat deze gaan kosten. Ook vermeld je een aantal voorwaarden, zoals je uurtarief, de planning en of je prijzen inclusief of exlusief btw zijn.
Een offerte is altijd vrijblijvend. Meestal vraagt een klant meerdere offertes op en maakt daaruit een keuze. Het is dus zaak om een betere offerte te sturen dan je concurrent.
Tip: besteed veel aandacht aan je eerste offerte. Dan ligt er een mooie basis voor alle volgende prijsopgaven die je gaat uitbrengen.
Bepaal je prijs
Na een gesprek met je klant heb je waarschijnlijk al een idee van het budget. De vraag is: wat wil je zelf aan de opdracht verdienen? Veel freelancers hanteren een uurtarief dat per klant kan verschillen. Ze vragen aan een grote corporate vaak meer dan aan de lokale bakker.
Verkoop je een product? Dan werk je vaak met vaste prijzen. Je kunt er ook voor kiezen om korting te geven als de klant een grotere hoeveelheid afneemt. Jij bepaalt zelf welke prijs je op de offerte zet. Zorg er wel voor dat je kunt uitleggen waarom jouw dienst of product deze prijs waard is. Vergeet ook niet je zakelijke bankrekeningnummer te vermelden.
Zet daarnaast duidelijk op je offerte of de prijs inclusief of exclusief btw is. En vergeet de eventuele reiskosten niet. Zo voorkom je misverstanden. Geef ook aan welke werkzaamheden binnen de offerte vallen en wanneer er sprake is van meerwerk.
Tot slot is het belangrijk om aan te geven onder welke voorwaarden je de werkzaamheden uitvoert. Bijvoorbeeld: is de klant zelf verantwoordelijk voor voorbereidende werkzaamheden? En wie zorgt voor de benodigde materialen?
Planning meenemen in de offerte
Of je een planning moet meenemen in je offerte, hangt af van de omvang van de opdracht. Gaat het om een klus van een dag(deel), dan is een planning meestal niet nodig. Neemt de opdracht een aantal weken of maanden in beslag? Dan is een (voorlopig) tijdsschema bij de offerte handig.
Duur van de werkzaamheden
Met zo’n (voorlopige) planning krijgt je klant direct een goed beeld van de totale duur en omvang van de werkzaamheden. De planning moet in ieder geval overzichtelijk zijn: wie levert wat op welk moment aan?
Heb je voor het uitvoeren van de opdracht achtergrondinformatie, extra materialen of documentatie nodig van je klant? Vermeld dat dan ook duidelijk in de offerte.
2. Hoe stel ik een goede offerte op?
Een offerte is een vrijblijvend aanbod. Er zijn dus weinig wettelijke eisen aan de inhoud. Een groot deel van de offerte kun je naar eigen inzicht opstellen. Het is goed om hierin te verwijzen naar de gesprekken die je met de klant hebt gehad. En naar de afspraken die daaruit zijn gekomen. Zorg ervoor dat je precies weet wat de klant wil.
Benadruk in je offerte waarom jij de oplossing kunt bieden voor de vraag, en wat de voordelen zijn van jouw oplossing. Dat kan een snelle levering zijn of simpelweg lagere kosten. Maak duidelijk: jij bent de beste partij voor de klus, niet je concurrent!
Wettelijke verplichtingen
Wat is er wél verplicht om in je offerte op te nemen? Zorg dat je er in elk geval de volgende punten in verwerkt:
Let op je taalgebruik
Zorg dat je taalgebruik en aanspreekvorm goed passen bij je klant. Een notaris of groot verzekeringskantoor, bijvoorbeeld, vraagt om een formelere toon. Bij een jong webbureau kun je juist wat informeler zijn.
Wat je beter niet kunt doen, is een standaardofferte van internet klakkeloos kopiëren. Je kunt een voorbeeld gebruiken als basis, maar geef er wel je eigen draai aan. Het moet duidelijk zijn dat het jouw offerte is, passend bij jouw bedrijf en manier van werken.
Administratie opzetten?
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
3. Hoe maak ik een prijsopgave netjes op?
Zorg ervoor dat je offerte er netjes en verzorgd uitziet. Met een slordige lay-out en typefouten maak je een slechte indruk. Neem dus de tijd en laat je offerte door iemand nalezen. Zeker als je deze voor de eerste keer opstelt. Vergeet niet dat je klant vaak meerdere offertes opvraagt en ze met elkaar vergelijkt. Beschouw een offerte daarom als een sollicitatiebrief: wees zorgvuldig én onderscheidend!
4. Moet ik algemene voorwaarden meesturen?
Algemene voorwaarden meesturen is niet verplicht, maar wel handig. Hierin leg je de rechten en plichten van jou en je klant vast. Dat zorgt voor duidelijkheid en voorkomt misverstanden. Zeker weten dat je goed zit? Laat je voorwaarden checken door een jurist.
Algemene voorwaarden maken zakendoen makkelijker en verkleinen financiële risico’s. Zorg ervoor dat de klant de voorwaarden heeft gelezen en ermee akkoord gaat. Dit kun je bijvoorbeeld per e-mail laten bevestigen.
Zijn algemene voorwaarden bindend?
Algmene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze vooraf kan lezen en bevestigt ermee akkoord te gaan. Laat dit ook altijd per mail bevestigen, dan sta je bij een geschil achteraf juridisch sterker.
5. Hoe verstuur ik de offerte?
Heb je een goede offerte opgesteld? Verstuur deze dan zo snel mogelijk naar je klant. Opdrachtgevers vragen vaak meerdere offertes tegelijk op. Het is dus belangrijk dat jouw offerte op tijd binnen is.
Per mail versturen
Tegenwoordig stuur je offertes bijna altijd per e-mail. Zorg ervoor dat je de offerte als pdf verstuurt en niet als Word-document. Een pdf behoudt de opmaak; de ontvanger kan het document dus niet zomaar aanpassen.
Naar wie stuur je de offerte?
Na een gesprek met een nieuwe klant is het belangrijk te weten wie de offerte straks ontvangt. Een bekende beginnersfout van startende ondernemers is dat ze hun offerte sturen naar iemand die niet de uiteindelijke beslissing neemt. Zorg er daarom voor dat je weet wie binnen de organisatie wél de beslissing neemt.
Wat stuur je mee naast de offerte?
Een offerte is een zakelijk document. Je plaatst dus geen begeleidende tekst in de offerte zelf. Dat kan wel in de mail waarin je de offerte verstuurt. Stuur je algemene voorwaarden mee? Vergeet deze dan niet te benoemen in je mail, anders zijn ze niet rechtsgeldig.
Na het versturen van de offerte, kan het zijn dat de klant nog nog wat wijzigingen wil. Heeft de klant de offerte geaccepteerd en ondertekend? Dan is deze bindend en heb je de opdracht officieel binnengehaald. Gefeliciteerd!
6. Offerte opstellen: waar vind ik een voorbeeldofferte
Een voorbeeldofferte kan je helpen bij het opstellen van je eerste offerte. Zo weet je precies welke informatie waar moet staan. Laat je erdoor inspireren, maar neem het voorbeeld niet exact over. De uitstraling van je bedrijf is belangrijk, dus laat die terugkomen in je offerte. Je kunt ook advies vragen aan andere ondernemers. Wie weet helpen ze je op weg met het opstellen van je eerste offerte.
Veelgestelde vragen
