Een telefoon van de zaak in 2025: hoe werkt dat eigenlijk?
Wist je dat een telefoon van de zaak én kosten voor zakelijke telefoongesprekken meestal fiscaal aftrekbaar zijn? Lees hier welke voorwaarden de Belastingdienst stelt aan zakelijk bellen in 2025.
Wat is een telefoon van de zaak?
Bij een telefoon van de zaak gaat het om:
Wanneer is zakelijk bellen aftrekbaar in 2025?
Beide vormen van gebruik zijn onbelast. Dat betekent dat je de kosten mag aftrekken van de winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskosten en het dataverbruik. Daarnaast mag je de btw op je telefoon en de telefoonkosten verrekenen bij de aangifte omzetbelasting, mits de telefoon voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Als je de telefoon voor zowel privé als zakelijk gebruikt, moet je de btw naar verhouding corrigeren.
Ook de telefoonkosten die een medewerker maakt, kun je dus aftrekken van de inkomstenbelasting. Zorg er dan wel voor dat de telefoon op naam van je bedrijf staat. Als het op naam van je medewerker staat, moet je 21% btw betalen.
Of de telefoonkosten worden afgeboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening maakt voor de Belastingdienst niet uit. Het openen van een zakelijke rekening helpt je wel om overzicht te houden in je administratie.
Sim-only-abonnement
Als je sim-only hebt en zelf een nieuwe zakelijke mobiele telefoon koopt, mag je deze ook opgeven als aftrekpost. Vul de actuele winkelwaarde van het toestel in als je de belastingaangifte invult.
Vaste telefoon van de zaak
Een tweede vaste lijn voor je kantoor in huis is ook aftrekbaar in 2025. Het is wel belangrijk onderscheid te maken tussen zakelijk gebruik en privégebruik. De kosten van een gesprek met een opdrachtgever zijn aftrekbaar, maar een telefoontje naar je tante om haar een prettige verjaardag te wensen niet.
Administratie opzetten?
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Voordelen van een zakelijk abonnement
Je bent niet verplicht om een apart zakelijk telefoonabonnement af te sluiten, maar het maakt je boekhouding wel overzichtelijker. Je ziet de abonnementskosten bijvoorbeeld ook exclusief btw op je zakelijke factuur staan. En dat maakt het een stuk eenvoudiger om je administratie bij te houden. Veel providers bieden voordelige pakketten aan waarmee je direct voor al je medewerkers een passend abonnement kunt kiezen.
Volledig aftrekbaar in 2025
Als je zakelijke abonnementen voor jou en je eventuele medewerkers afsluit, zijn deze kosten volledig aftrekbaar in 2025, van zowel de inkomsten- als de omzetbelasting. Dat kan je veel geld schelen, zeker als je veel medewerkers hebt voor wie een telefoon noodzakelijk is om hun werk goed te doen.
Zakelijk bellen met een privéabonnement
Als je privé – en zakelijke telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als je ook zakelijk belt met een privéabonnement. Deze situatie geldt voor veel startende ondernemers. In dat geval mag je alleen de kosten die betrekking hebben op het zakelijke gedeelte aftrekken. Dit wordt de ‘btw-correctie’ genoemd en geldt ook voor andere zakelijke kosten, zoals de kosten voor een internetaansluiting in huis.
Zakelijke gedeelte bepalen
Er is geen eenvoudige formule om het zakelijke deel te bepalen. Je kunt je volledige verbruik tot op de mb en minuut bijhouden door de factuur te specificeren, maar gelukkig mag je dit ook schatten. Een globale schatting van het privégebruik is voldoende, maar je bent zelf verantwoordelijk voor deze schatting. De Belastingdienst gaat bij de beoordeling uit van redelijkheid.
Het is belangrijk dat je de door jou gemaakte schatting kunt verantwoorden als de Belastingdienst hier later om vraagt. Als je bijvoorbeeld een telefoon met sim-only abonnement voor 20% privé gebruikt, mag je 80% van de btw op zowel het toestel als het abonnement aftrekken.
Wet op de omzetbelasting
In de Wet op de omzetbelasting staat dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur moeten staan. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe je als zzp’er jouw onderneming noemt.
Je hoeft als zzp’er niet per se een zakelijk abonnement voor je mobiele telefoon af te sluiten. Het is voor jouw eenmanszaak ook niet verplicht om je bedrijfsnaam op de factuur te laten zetten. Het abonnement kan je dus gewoon op jouw privénaam afsluiten, met als tegenrekening jouw privérekening.
Eén toestel voor zowel zakelijk als privégebruik zorgt wel voor meer administratieve rompslomp, omdat je in je boekhouding het zakelijke gebruik moet inschatten.
De werkkostenregeling (WKR)
Een telefoon van de zaak voor medewerkers is sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) een stuk eenvoudiger geworden. Via de WKR kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privévoordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten – of dus een mobiele telefoon.
Vrije ruimte in 2025
Om onbelaste beloningen en vergoedingen te kunnen geven, moet het totale bedrag van de vergoedingen onder de grens van de vrije ruimte blijven. Deze grens wordt berekend op basis van de fiscale loonsom, oftewel het totale loon van al je medewerkers bij elkaar.
Als het bedrag van de vergoedingen boven deze grens komt, moet je 80% belasting betalen over het extra bedrag. Er gelden geen specifieke voorwaarden voor hoe je het geld binnen de vrije ruimte besteedt.
In 2025 wordt deze vrije ruimte verhoogd van 1,92% (in 2024) naar 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Boven de € 400.000 geldt een lagere vrije ruimte van 1,18%.
Noodzakelijkheidscriterium
Voor het gebruik van smartphones geldt het noodzakelijkheidscriterium. Als jouw werknemer een telefoon (of gereedschap, computer, tablet) nodig heeft om te kunnen werken, hoef je geen rekening te houden met de voordelen die iemand hier eventueel privé van heeft. Je werknemer mag het apparaat dus ook mee naar huis nemen.
Het is belangrijk dat je voor de Belastingdienst aannemelijk maakt dat je werknemer deze apparatuur nodig heeft, maar je hoeft het gebruik niet uit te splitsen tussen privé en zakelijk.
Praktijkvoorbeeld van de werkkostenregeling
Een dagbladjournalist heeft een mobiele telefoon en een laptop nodig om zijn werk uit te voeren. Of deze ook privé worden gebruikt, is door de werkkostenregeling niet meer relevant voor de Belastingdienst.
Of iets noodzakelijk is, betekent volgens de Belastingdienst dat de werknemer zonder de apparatuur het werk niet goed kan uitoefenen.
Is een tablet ook fiscaal aftrekbaar in 2025?
De Belastingdienst verstaat onder ‘computers en mobiele communicatiemiddelen’ onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Ook tablets zijn dus met dezelfde regels aftrekbaar binnen de WKR.
Afschrijving mobiele telefoon
Als je de mobiele telefoon zakelijk aanschaft, kun je de kosten in 2025 aftrekken van de inkomstenbelasting. Is het apparaat duurder dan € 450* exclusief btw en gebruik je het langer dan een jaar? Dan kun je de kosten van de telefoon afschrijven. Dit betekent dat je de kosten over meerdere jaren verdeelt en elk jaar een deel van de aanschafwaarde aftrekt van je belasting. De afschrijving wordt meestal over een periode van 5 jaar verspreid. Dat werkt zo:
- Bepaal de aanschafwaarde en de restwaarde.
- Bepaal de gebruiksduur (minstens 5 jaar).
- Bereken de jaarlijkse afschrijving.
De jaarlijkse afschrijving is (aanschafwaarde - restwaarde) / gebruiksduur in jaren.
*Mobiele telefoons met een aankoopbedrag onder de € 450 (exclusief btw) kun je in één keer aftrekken van de inkomstenbelasting, zonder dat je ze hoeft af te schrijven over meerdere jaren.
Telefoon van de zaak afschrijven: een rekenvoorbeeld
Je koopt een smartphone van € 1.000 en je verwacht deze na een paar jaar te kunnen verkopen voor € 200. Misschien zal de gebruiksduur minder zijn dan 5 jaar, maar dit is het minimum. De jaarlijkse afschrijving wordt dan dus: (€ 1.000 - € 200) / 5 = € 160.
Je mag dus 5 jaar lang jaarlijks € 160 aftrekken van de inkomstenbelasting.
Stap | Details |
Aanschafprijs telefoon | € 1.000 |
Verwachte restwaarde | € 200 |
Afschrijvingsperiode | 5 jaar |
Jaarlijkse afschrijving | (€ 1.000 - € 200) / 5 = € 160 |
Aftrekbaarheid per jaar | Jaarlijk € 160 aftrekken van de inkomstenbelasting gedurende 5 jaar. |