De eerste keer: btw-aangifte en inkomstenbelasting

Btw is de belasting die je als ondernemer over je omzet betaalt. Er zijn drie tarieven: 0%, 9% of 21%. Deze belasting bereken je door in de prijs van je producten of diensten. Goed om te weten: de btw die je zelf betaalt over zakelijke kosten, mag je meestal aftrekken. Dit noemen we voorbelasting.

Tip: Wil je een btw bedrag berekenen, bijvoorbeeld voor op offertes en facturen? Gebruik dan de btw-calculator.

Na je inschrijving bij de KVK krijg je automatisch bericht over je eerste btw-aangifte. Maar daarna ben je zelf aan zet. Gelukkig kun je op de website van de Belastingdienst instellen dat je voor iedere aangifte een e-mail krijgt.

Begin je net met ondernemen na je inschrijving bij de KVK? Dan doe je gewoon online aangifte, net als andere ondernemers. Dat geldt ook voor je eerste keer. Was je al begonnen met ondernemen vóór je inschrijving, dan doe je jouw eerste aangifte op papier.

Stel: je start op 22 maart met je onderneming en meldt je op 2 augustus aan bij de Kamer van Koophandel. Je moet per kwartaal aangifte doen.

Je krijgt in dat geval van de Belastingdienst 1 papieren aangifte. Hiermee doe je aangifte over de periode van 22 februari tot en met 30 juni. Je betaalt dus in één keer btw over de eerste 2 kwartalen van het jaar. Voor het 3e kwartaal doe je online aangifte.

Wanneer je bent ingeschreven bij de KVK, krijg je automatisch inloggegevens van de Belastingdienst. Daarmee kun je aan de slag:

Ben je zzp'er of heb je een eenmanszaak? Log dan in met je DigiD

Heb je een vof, nv, bv of cv? Dan heb je eHerkenning nodig

Het doen van aangifte is een kwestie van alle vragen doorlopen. Bij iedere vraag staat een vraagteken waar je op kunt klikken voor uitleg.

De btw-aangifte bestaat uit vijf onderdelen, waarbij de meeste ondernemers alleen onderdeel 1 en 5 hoeven in te vullen. Belangrijk: je moet wel alle rubrieken doorlopen.

1. Prestaties binnenland:

Hier vul je je omzet en btw in voor leveringen en diensten in Nederland. Je splitst dit uit in hoog tarief (21%), laag tarief (9%) en overige tarieven.

2. Verleggingsregeling binnenland:

Dit komt niet zo vaak voor. Het gaat bijvoorbeeld om situaties waarin je als onderaannemer werkt voor een hoofdaannemer of de verkoop van onroerend goed.

3. Prestaties naar of in het buitenland:

Verkoop je aan het buitenland? De regels verschillen per situatie. De Belastingdienst heeft hier een handig hulpmiddel voor.

4. Prestaties vanuit het buitenland aan jou:

Voor aankopen uit het buitenland.

5. Voorbelasting en totaal:

Hier vul je de btw in die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Die trek je af van de btw over je omzet. Stel, je koopt een laptop van € 999 inclusief btw. De btw van € 173 kun je dan aftrekken. Dit bedrag trek je af van de btw die je moet betalen over je omzet. Het bedrag dat dan overblijft, betaal je aan de Belastingdienst.

Aangifte omzetbelasting ondertekenen

Na het invullen kom je op een nieuwe pagina waar je je aangifte moet ondertekenen. Dit lijkt een kleine stap, maar hij is heel belangrijk. Zonder handtekening wordt je aangifte niet geregistreerd - ook niet als je al hebt betaald.

Sla de PDF van je aangifte op voor je administratie. Je krijgt ook een bevestiging via e-mail van de Belastingdienst.

Je moet vervolgens nog wel (op tijd) de verschuldigde omzetbelasting betalen. Zorg dat dit bedrag voor het eind van de eerste maand na het betreffende kwartaal op de rekening van de Belastingdienst staat.

Voorkom een boete

Vergeet niet dat er meestal een dag verwerkingstijd nodig vóór het geld bij de Belastingdienst op de bank staat. Maak je het geld over op 31 januari, dan ben je dus te laat. De eerste keer dat je te laat bent, krijg je een waarschuwing (verzuimmededeling), daarna krijg je een boete, die behoorlijk kan oplopen: maximaal 10% van het te laat betaalde bedrag, tot een maximum van € 5514.

Ben je een kleine ondernemer? Dan kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Dit levert je belastingvoordeel op. Je hoeft dan geen btw meer op je facturen te zetten. In veel gevallen hoef je zelfs helemaal geen btw-aangifte meer te doen.

Voorwaarden KOR

1. Je bent ondernemer voor de btw. Je bent btw-ondernemer als je zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefent.
2. Je bedrijf is in Nederland gevestigd.
3. Je hebt een maximale omzet van € 20.000 per kalenderjaar.

Let op: je mag geen btw aftrekken als je gebruikmaakt van de nieuwe kleineondernemersregeling.

Lees hier verder over de eerste keer btw-aangifte doen en hoe je dit sneller kunt doen vanuit je zakelijke rekening.

Verzamel de jaaroverzichten van je hypotheek en arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): dit zijn privé-aftrekposten. Je AOV is dus geen zakelijke kostenpost, maar een persoonlijke verzekering. Je trekt de premie af bij ‘uitgave voor inkomensvoorzieningen’.

Daarna trek je alle bedrijfskosten af. Dit zijn alle kosten die je zakelijk maakt: van telefoonkosten en de leaseauto tot het onderhoud van je website. Twijfel je of een investering aftrekbaar is? Lees er hier meer over.

Heb je al deze kosten opgeteld en van de inkomsten afgetrokken? Dan houd je de winst uit onderneming over.

Voldoe je aan het urencriterium en werk je minimaal 1.225 uur per jaar in je bedrijf? Dan mag je deze posten ook nog aftrekken:

1. Zelfstandigenaftrek:

Dit is een vast bedrag dat je van je winst mag aftrekken als je aan het urencriterium (1.225 uur per jaar) voldoet. In 2024 is dit € 3.750 en in 2025 is dit € 2.470. Let op: dit bedrag wordt elk jaar iets lager.

2. Startersaftrek:

Begin je als ondernemer? Dan krijg je de eerste drie jaar € 2.123 extra aftrek, bovenop de gewone zelfstandigenaftrek. Ook hiervoor moet je aan het urencriterium voldoen. Je mag in de afgelopen 5 jaar niet meer dan 2 keer startersaftrek hebben gehad.

3. Mkb-winstvrijstelling:

Met deze vrijstelling hoef je over een deel van je winst geen belasting te betalen. Het gaat om 13,31% van je winst die overblijft na aftrek van andere ondernemersaftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek. Je hoeft niet aan het urencriterium te voldoen om deze vrijstelling te krijgen.

Je krijgt automatisch bericht van de Belastingdienst met een gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee log je in op het beveiligde ondernemersgedeelte. Daar vind je een link naar je btw-aangifte.

Je doet één keer per jaar aangifte, altijd achteraf. Er wordt geen loonheffing ingehouden, dus zet elke maand wat geld opzij voor je belastingaangifte.

Log in bij de Belastingdienst en volg de stappen. Je betaalt belasting over je winst. Die bereken je door van al je inkomsten je kosten en aftrekposten af te trekken..